Présentation de l’écran Paramètres > Échéanciers
HippoCamp comporte un module de facturation automatique des résidents. Les jalons de facturation sont définis dans un échéancier. L’écran Paramètres > Échéanciers vous permet de définir ces dates de facturation.
Définition d’un échéancier
Dans HippoCamp, un échéancier est défini par son titre, son statut publié/non publié et les différents jalons de facturation qui le composent. Un jalon de facturation est lui-même défini par sa date et son taux en % ou montant de facturation.
Pour qu’un échéancier soit valide, il faut que ce dernier soit composé de jalons de facturation qui tous ensemble permettent de facturer à 100% le séjour.
Structure de l’écran Échéancier
Tableau de correspondance des actions possibles depuis cet écran
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Action |
Correspondance à l’écran |
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Créer un échéancier |
Bouton Nouveau |
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Supprimer un échéancier |
Bouton Supprimer |
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Activer un échéancier |
Clic sur la pastille rouge colonne Actif |
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Désactiver un échéancier |
Clic sur la pastille verte colonne Actif |
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Trier par type (montant ou %) |
Clic sur le nom de la colonne |
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Changer le nombre d’éléments par page |
Valeur dans Nombre d’éléments par page |
Créer un échéancier
Le formulaire de création d’un échéancier est très simple. La création d’un échéancier s’effectue en deux temps.
Etape 1 : Définir le titre de l’échéancier et le type d’échéance en % ou en montant
Etape 2 : Ajouter les jalons de facturation
Pour créer un jalon de facturation, vous cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne ».
Une ligne apparaît dans le formulaire. Vous complétez alors la colonne « % du total » ou « Montant fixe » et entrez une date. Et ajouter l’intitulé du jalon de facture.
Vous répétez cette opération jusqu’à atteindre 100% de facturation.
Tableau de correspondance des actions possibles depuis cet écran
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Action |
Correspondance à l’écran |
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Supprimer un jalon de facturation |
Clic sur l’icône poubelle |
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Choisir/Changer la date du jalon de facturation |
Clic sur l’icône calendrier |
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Ajouter un jalon de facturation |
Clic sur le bouton « Ajouter une ligne » |
Lorsque vous avez terminé de remplir le formulaire, 3 options s’offrent à vous :
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Enregistrer & Fermer : Enregistre sur le serveur et retourne à la page des échéanciers
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Enregistrer & Nouveau : Enregistre sur le serveur et réaffiche un nouveau formulaire
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Annuler : Retourne à la page des échéanciers
Modifier un échéancier
Pour modifier un échéancier, vous cliquez sur le lien hypertexte affiché dans la colonne Titre. L’écran de modification s’affiche. Il est en tout point similaire à celui de la création d’un échéancier.
Utilisation des échéanciers dans le logiciel
Comme indiqué en introduction, les échéanciers sont applicables aux séjours résidentiels. Lorsque vous créez un séjour de type résidentiel, le logiciel vous demande si vous utilisez la facturation manuelle ou un échéancier pour ce séjour.
Si vous choisissez d’utiliser un échéancier, le logiciel se charge alors de facturer automatiquement à chaque jalon le pourcentage ou le montant indiqué dans l’échéancier.
En fin de traitement, HippoCamp vous envoie un email récapitulatif contenant un récapitulatif des séjours facturés.
Exemple d’email récapitulatif des séjours facturés selon échéancier