Ecran Documents

Objectif de l’écran

HippoCamp comporte un module de Gestion Electronique des Documents. Autrement dit, le logiciel est capable de créer des emails personnalisés, d’éditer des documents, des factures, contrats et devis à partir de modèles. L’écran Paramètres>Documents  vous permet de modifier, créer et gérer ces documents.

Structure de l’écran

Capture d’écran des documents

L’écran de gestion des documents est scindé en trois parties :

• Partie critères de recherche et filtres

• Partie action pour la création de documents

• Partie affichage des documents

Critères de recherche des documents

Critères de recherche des factures

Note : tous les filtres de recherche sont cumulatifs, c’est-à-dire que vous cumulez les critères de recherche. Exemple : « je recherche les documents dont le nom contient « Séjour » et dont le type est « Email »

Rechercher un document par son nom

Vous retrouvez facilement un document à partir de son nom. Pour cela, vous entrez un mot clé dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ». 

Rechercher un document par son type

Par défaut, tous les documents sont affichés. Vous pouvez filtrer les résultats de la recherche en modifiant la valeur du menu déroulant intitulé « - Type de document - ». Les valeurs possibles sont Contrat, Facture, Facture d’Avoir, Facture d’Acompte, Email, Devis, Facture Proforma.

Rechercher un document par son modèle

Par défaut, tous les documents sont affichés. Vous pouvez filtrer les résultats de la recherche en modifiant la valeur du menu déroulant intitulé « - Modèle - ». Les valeurs possibles sont Contrat-emplacement.tmpl, contrat-locatif.tmp, etc …

Affichage des résultats de la recherche

Une fois la recherche effectuée, les résultats sont affichés dans un tableau.

Les informations affichées sont :

• Drapeau : Indique la langue du document

• Titre du document : le nom cliquable du document pour aller le modifier

• Type de document: indique le type du document (Contrat, email, devis,…)

• Modèle: indique le modèle sur lequel est basé le document

• Actif: Indique si le document est actif dans le logiciel

• Aperçu: affiche l’aperçu du document, en mode non formaté

• Gérer: la possible action que vous pouvez effectuer sur le document : la suppression ou la modification.

Remarque : HippoCamp a été prévu pour fonctionner correctement avec un nombre minimum de documents. Ainsi, certains documents ne peuvent pas être effacés.

Actions disponibles depuis l’écran Documents  

Créer un nouveau document

Vous créez facilement un nouveau document en cliquant sur le bouton « Nouveau ». L’écran de création du document s’affiche alors.

Cloner un document

Il s’agit de dupliquer un document déjà existant, c’est un copier/coller. 

Cela vous permet de vous servir d’un document déjà existant pour en créer un nouveau. Comme cela vous conservez la mise en page d’origine.

Ainsi vous pouvez vous servir du clonage pour traduire vos documents et leur attribuer une langue. 

A l’usage, en fonction du pays indiqué sur la fiche du client, il recevra le mail en français si son adresse est en France et un client du Royaume-Unis recevra le mail anglais.

Modifier un document

Vous modifiez un document en cliquant sur son titre. L’écran de modification du document s’affiche alors.

Activer / Désactiver un document

Vous rendez actif un document en cliquant sur la pastille de la colonne « Actif » de manière à obtenir une coche : De la même manière, vous rendez inactif un document en cliquant sur cette même pastille de manière à obtenir une croix : 

Activer / Désactiver plusieurs documents

Pour activer ou désactiver plusieurs documents simultanément, vous cochez les lignes à prendre en compte puis cliquez sur le bouton Actions > Activer ou Actions > Désactiver

Supprimer un document

Vous supprimez un document en cliquant sur le bouton Supprimer affiché dans la colonne « Gérer »

Supprimer plusieurs documents

Pour supprimer plusieurs documents simultanément, vous cochez les lignes à prendre en compte puis cliquer sur le bouton Actions > Supprimer

Procédure de création d’un document

Après avoir cliqué sur le bouton Nouveau de l’écran Paramètres > Documents, le formulaire de création du document est affiché.

Etape 1 : le type du document

Vous choisissez le type de document à créer :

Etape 2 : le modèle à utiliser

HippoCamp vous génère un modèle par défaut à partir d’une liste prédéfinie de types de documents. Choisissez le modèle qui va vous servir de base à la création de votre document. 

En cliquant sur le bouton intitulé « Initialiser le contenu du document », HippoCamp récupère le contenu du modèle d’origine et vous l’affiche dans la zone Contenu du document.

Etape 3 : Donner un titre et un contenu

Dans l’éditeur, vous tapez du texte comme dans Word. La mise en forme s’effectue à l’aide des icônes de l’éditeur de texte. De nombreuses options d’édition sont disponibles, comme l’alignement du texte, le centrage, mise en gras, souligné, italique, liste à puces, etc.

Une fois le contenu de votre document complété, vous cliquez sur le bouton « Enregistrer » 

Insérer une image :

Pour insérer vos images, cliquez sur image, une fenêtre s’ouvre, descendre en bas de la fenêtre pour sélectionner vos images sur votre ordinateur et cliquer sur Démarrer l’envoi.

Puis remonter la barre de défilement pour sélectionner l’image à insérer et cliquer sur Insérer.

Note : Nous vous conseillons de privilégier un format JPEG qui sera plus léger et rendra plus facile et rapide l’envoi de vos mails

Insérer un lien

Procédure de modification d’un document

Après avoir cliqué sur le lien situé sur le titre du document, le formulaire de modification du document s’affiche.

Vous remarquez que le type du document ne peut plus être changé, contrairement à la création du document.

Fonctionnalités de l’écran de Création Modification d’un Document

Prévisualiser le contenu par email

Pour prévisualiser votre document par email, vous cliquez sur le bouton de prévisualisation. Une fenêtre s’affiche, dans laquelle vous entrez l’email de test à laquelle vous souhaitez recevoir le document.                               

Utiliser les tags de contenu

C’est là que réside toute l’intelligence des documents. Grâce à une centaine de mots clés prédéfinis, le logiciel va remplacer ces mots clés avec les vraies valeurs. Cette liste de mots clés est disponible en bas de l’éditeur de contenu.

Par exemple, [NOM_CAMPING] sera remplacé par le nom du camping défini dans l’écran Paramètres > Mon Camping.