Ecran Documents
Objectif de l’écran
HippoCamp comporte un module de Gestion Electronique des Documents. Autrement dit, le logiciel est capable de créer des emails personnalisés, d’éditer des documents, des factures, contrats et devis à partir de modèles. L’écran Paramètres>Documents vous permet de modifier, créer et gérer ces documents.
Structure de l’écran
Capture d’écran des documents
L’écran de gestion des documents est scindé en trois parties :
Partie critères de recherche et filtres
Partie action pour la création de documents
Partie affichage des documents
Critères de recherche des documents
Critères de recherche des factures
Note : tous les filtres de recherche sont cumulatifs, c’est-à-dire que vous cumulez les critères de recherche. Exemple : « je recherche les documents dont le nom contient « Séjour » et dont le type est « Email »
Rechercher un document par son nom
Vous retrouvez facilement un document à partir de son nom. Pour cela, vous entrez un mot clé dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ».
Rechercher un document par son type
Par défaut, tous les documents sont affichés. Vous pouvez filtrer les résultats de la recherche en modifiant la valeur du menu déroulant intitulé « - Type de document - ». Les valeurs possibles sont Contrat, Facture, Facture d’Avoir, Facture d’Acompte, Email, Devis, Facture Proforma.
Rechercher un document par son modèle
Par défaut, tous les documents sont affichés. Vous pouvez filtrer les résultats de la recherche en modifiant la valeur du menu déroulant intitulé « - Modèle - ». Les valeurs possibles sont Contrat-emplacement.tmpl, contrat-locatif.tmp, etc …
Affichage des résultats de la recherche
Une fois la recherche effectuée, les résultats sont affichés dans un tableau.
Les informations affichées sont :
Drapeau : Indique la langue du document
Titre du document : le nom cliquable du document pour aller le modifier
Type de document: indique le type du document (Contrat, email, devis,…)
Modèle: indique le modèle sur lequel est basé le document
Actif: Indique si le document est actif dans le logiciel
Aperçu: affiche l’aperçu du document, en mode non formaté
Gérer: la possible action que vous pouvez effectuer sur le document : la suppression ou la modification.
Remarque : HippoCamp a été prévu pour fonctionner correctement avec un nombre minimum de documents. Ainsi, certains documents ne peuvent pas être effacés.
Actions disponibles depuis l’écran Documents
Créer un nouveau document
Vous créez facilement un nouveau document en cliquant sur le bouton « Nouveau ». L’écran de création du document s’affiche alors.
Cloner un document
Il s’agit de dupliquer un document déjà existant, c’est un copier/coller.
Cela vous permet de vous servir d’un document déjà existant pour en créer un nouveau. Comme cela vous conservez la mise en page d’origine.
Ainsi vous pouvez vous servir du clonage pour traduire vos documents et leur attribuer une langue.
A l’usage, en fonction du pays indiqué sur la fiche du client, il recevra le mail en français si son adresse est en France et un client du Royaume-Unis recevra le mail anglais.
Modifier un document
Vous modifiez un document en cliquant sur son titre. L’écran de modification du document s’affiche alors.
Activer / Désactiver un document
Vous rendez actif un document en cliquant sur la pastille de la colonne « Actif » de manière à obtenir une coche : De la même manière, vous rendez inactif un document en cliquant sur cette même pastille de manière à obtenir une croix :
Activer / Désactiver plusieurs documents
Pour activer ou désactiver plusieurs documents simultanément, vous cochez les lignes à prendre en compte puis cliquez sur le bouton Actions > Activer ou Actions > Désactiver
Supprimer un document
Vous supprimez un document en cliquant sur le bouton Supprimer affiché dans la colonne « Gérer »
Supprimer plusieurs documents
Pour supprimer plusieurs documents simultanément, vous cochez les lignes à prendre en compte puis cliquer sur le bouton Actions > Supprimer
Procédure de création d’un document
Après avoir cliqué sur le bouton Nouveau de l’écran Paramètres > Documents, le formulaire de création du document est affiché.
Etape 1 : le type du document
Vous choisissez le type de document à créer :
Etape 2 : le modèle à utiliser
HippoCamp vous génère un modèle par défaut à partir d’une liste prédéfinie de types de documents. Choisissez le modèle qui va vous servir de base à la création de votre document.
En cliquant sur le bouton intitulé « Initialiser le contenu du document », HippoCamp récupère le contenu du modèle d’origine et vous l’affiche dans la zone Contenu du document.
Etape 3 : Donner un titre et un contenu
Dans l’éditeur, vous tapez du texte comme dans Word. La mise en forme s’effectue à l’aide des icônes de l’éditeur de texte. De nombreuses options d’édition sont disponibles, comme l’alignement du texte, le centrage, mise en gras, souligné, italique, liste à puces, etc.
Une fois le contenu de votre document complété, vous cliquez sur le bouton « Enregistrer »
Insérer une image
Pour insérer vos images, cliquez sur image, une fenêtre s’ouvre, descendre en bas de la fenêtre pour sélectionner vos images sur votre ordinateur et cliquer sur Démarrer l’envoi.
Puis remonter la barre de défilement pour sélectionner l’image à insérer et cliquer sur Insérer.
Note : Nous vous conseillons de privilégier un format JPEG qui sera plus léger et rendra plus facile et rapide l’envoi de vos mails
Insérer un lien
Procédure de modification d’un document
Après avoir cliqué sur le lien situé sur le titre du document, le formulaire de modification du document s’affiche.
Vous remarquez que le type du document ne peut plus être changé, contrairement à la création du document.
Fonctionnalités de l’écran de Création Modification d’un Document
Prévisualiser le contenu par email
Pour prévisualiser votre document par email, vous cliquez sur le bouton de prévisualisation. Une fenêtre s’affiche, dans laquelle vous entrez l’email de test à laquelle vous souhaitez recevoir le document.
Utiliser les tags de contenu
C’est là que réside toute l’intelligence des documents. Grâce à une centaine de mots clés prédéfinis, le logiciel va remplacer ces mots clés avec les vraies valeurs. Cette liste de mots clés est disponible en bas de l’éditeur de contenu.
Par exemple, [NOM_CAMPING] sera remplacé par le nom du camping défini dans l’écran Paramètres > Mon Camping.