Donner accès au logiciel à votre comptable
Objectif du document
Ce document présente en détail les possibilités de l’utilisateur comptable. Il a donc pour but final de lui transmettre toutes les informations nécessaires pour prendre en main le logiciel et de trouver les données dont il a besoin.
Présentation du logiciel de gestion HippoCamp
HippoCamp est un logiciel de gestion métier. Notre mission est d’optimiser la gestion un établissement touristique en simplifiant les tâches du quotidien du gérant et de ses collaborateurs. Nous intégrons un ensemble des fonctionnalités :
Un planning des séjours
La gestion opérationnelle des arrivées et des départs
La facturation et la saisie des encaissements
La réservation et le paiement en ligne
La distribution sur les canaux de vente en ligne
La gestion des commerces et la vente de produits / services annexes
Les interventions techniques sur le terrain et l’accès des voyageurs
La gestion de la relation client – Marketing direct (CRM)
L’évaluation des performances avec des tableaux statistiques
Toutes les ventes sont ainsi sauvegardées dans le logiciel et verrouillés par des documents comptables. Ces derniers permettent de générer différents tableaux et rapports comptables tels que : les journaux comptables, la collecte de la TVA, la synthèse des codes comptables et bien d’autres.
Dans le logiciel chaque paiement est associé à une facture. Ainsi il est impossible de saisir un paiement sans être lié à une facture d’acompte, de solde, d’avoir ou à un ticket de vente. À noter qu’il est possible de générer des factures pro-forma.
Le logiciel a également pour objectif d’aider le gérant d’un établissement hôtelier à tenir le suivi de ses encaissements. Ainsi, le logiciel gère une ou plusieurs caisses et le gérant doit contrôler de façon régulière (idéalement quotidienne) les montants saisis et les montants réels dans la caisse physique. De plus le gérant peut générer des remises en banque afin d’enregistrer les sorties de caisse (chèques, espèce).
Comment accéder au logiciel avec un compte utilisateur « comptable » ?
Dans HippoCamp, le responsable d’un compte peut créer autant d’utilisateurs qu’il souhaite avec des niveaux d’accès différents.
Menu : PARAMÈTRES > PARAMÈTRAGE > Utilisateur
Pour créer un utilisateur pour le comptable il est donc nécessaire de saisir les informations suivantes :
Nom / Prénom
Identifiant : propre à l’utilisateur afin de se connecter
Mot de passe : propre à l’utilisateur afin de se connecter
Email utilisateur : Email de contact de l’utilisateur
Rôle : « Comptable »
Numéro de mobile
Actif : Indique si l’utilisateur peut accéder au logiciel
Une fois la création du compte de l’utilisateur comptable réalisée, l’utilisateur peut accède au logiciel en se connectant depuis le site web : https://hippo-camp.fr avec ses identifiants de connexion.
Que peut-on paramétrer et personnaliser dans le logiciel ? Quelles données sont validées par le cabinet comptable ?
Paramétrage de la TVA
Menu : PARAMÈTRES > PARAMÉTRAGE COMPTA > TVA
Cet écran permet de créer les différents taux de TVA utilisés dans le logiciel. Les taux les plus couramment utilisés sont: 0% (pour la taxe de séjour), 10% pour le taux intermédiaire (majorité́ des prestations de séjour), 20% pour les prestations de services et 5.5% pour l’alimentaire consommé sur place. Cependant, il reste possible de modifier les taux (en cliquant sur les liens hypertexte) ou bien de les rendre actifs ou non.
Paramétrage des codes comptables
Menu : PARAMÈTRES > PARAMÉTRAGE COMPTA > Codes comptables
À chaque opération de vente ou d’encaissement réalisé, HippoCamp alimente automatiquement les journaux comptables de banque et de vente.
Comme précédemment, il est possible d’ajouter un code comptable (bouton « nouveau ») ou bien d’en modifier (en cliquant sur les liens hypertextes).
Validation des données comptables
Le paramétrage comptable de tous les produits et services vendus par l’intermédiaire du logiciel doivent être effectués et vérifiés. De ce fait lors de la mise en place du logiciel nous sollicitons le cabinet comptable en charge de l’établissement que nous équipons afin de confirmer l’exactitude des données paramétrées.
Attention ! Lors de la mise en place de nouveaux services ou produits, il est nécessaire de paramétrer le bon code comptable et de le faire valider.
Quelles données comptables sont générées ? Comment les exporter ?
Synthèse comptable
Menu : COMPTA > Synthèse comptable
Au sein de cet écran, vous pouvez retrouver différents tableaux comptables.
En plus de la synthèse par Code Comptable, nous retrouvons :
Synthèse de la TVA : les montants collectés calculés par le logiciel en fonction de la facturation.
Synthèse des encaissements de la période :
Par mode de paiements
HT par nature comptable
Par facture
Par ticket
Par moyens de paiement
Il est tout à fait possible de télécharger l’ensemble de ses tableaux afin de les exploiter sous Excel.
Détails des journaux comptables sur la période
Menu : COMPTA > Journaux comptables
Cet écran permet de visualiser toutes les lignes comptables écrites dans le logiciel à chaque vente et édition de facture / ticket de vente ou encaissement.
Il est possible d’établir des critères de recherche des écritures comptables :
Par numéro de pièce (ou facture)
Par leur date de création
Par écritures comptables par journal
Comment exporter la comptabilité́ vers le format de votre logiciel Comptable ?
Menu : COMPTA > Journaux comptables
Les différents formats supportés par HippoCamp sont: GENERIC, AGIRIS, CEGID, CIEL, EBP, EBP 2016, FEC, IBIZA, Quadratus, SAGE, SYBEL, et WINFIC. Pour exporter vos écritures comptables vers un des logiciels ci-dessus, vous choisissez le format d’exportation adéquat dans le menu déroulant puis vous cliquez sur le bouton « Exporter ».
Un fichier texte est téléchargé dans votre navigateur. Il vous suffit simplement d’importer ce fichier dans votre logiciel comptable et les écritures s’afficheront instantanément.
Les factures
HippoCamp génère des factures pour clôturer une prestation fournie par l’établissement touristique. Les factures sont communiquées au client au format papier ou dématérialisé. Le logiciel centralise l’ensemble des factures dans le Menu COMPTA > Factures.
Dans ce tableau il est tout à fait possible de télécharger l’ensemble des factures en cliquant sur le bouton Télécharger.
Les factures fournisseurs :
HippoCamp permet d’enregistrer l’ensemble de ses ventes et de générer la comptabilité correspondant au chiffre d’affaire de la société. Nous avons également intégré un module de gestion des factures fournisseurs (des factures d’achats). Ce module fonctionne simplement aujourd’hui et sera développé à l’avenir.
Menu : COMPTA > Factures fournisseurs
L’utilisateur possède aussi la possibilité d’enregistrer ses factures fournisseurs. Pour cela il doit procéder à 3 étapes :
Renseigner les informations générales
Renseignez les montants TTC et TVA
Renseignez les montants HT appropriés.
Les encaissements
Plusieurs outils permettent de contrôler les encaissements saisis dans le logiciel. Dans le menu COMPTA vous retrouvez les écrans suivants :
Mouvements de caisse : toutes les entrées et les sorties sont présentes dans ce tableau et elles sont reliées à un document comptable.
Les clôtures de caisse : elles sont générées manuellement ou automatiquement (tous les soirs à 23h59 et de façon mensuelle).
Les remises en banque générées à chaque sortie de caisse (chèques, espèces)