Comment paramétrer les liens ical
Objectif du document
Ce document présente en détail comment paramétrer votre connexion iCalendar (iCal). Ce type de lien vous permet de synchroniser vos plannings avec d’autres sites de réservations et donc d’adapter vos disponibilités.
Les avantages d’utiliser des liens iCal
Votre logiciel de gestion HippoCamp souhaite vous faire bénéficier d’une connexion totale et sécurisée auprès des agences en lignes qui vous rapportent le plus de réservation.
Pour se faire les connexions en iCal utilisent une adresse web (URL) pour votre calendrier. Chaque agence en ligne reliée à votre calendrier en iCal accède régulièrement à cette URL pour vérifier la disponibilité d’une chambre.
HippoCamp vous permet donc une synchronisation automatique et vous épargne le travail manuel !
Les différentes étapes pour connecter HippoCamp à un OTA par lien ical
Activer les flux iCal
Établir les flux iCal
Par type d’emplacement
Par emplacement unique
Étape 1: Activer les flux iCal
Pour ce faire, rendez-vous dans l'écran Paramètres > Préférences. À travers le menu « Accès directs aux paramètres », vous accédez à la section intitulée « Préférences Plannings ».
Puis sélectionner « OUI » pour valider « l’utilisation des flux iCal ».
Attention, il est nécessaire d’enregistrer les modifications précédentes pour qu’elles soient actives.
Étape 2 : Établir les flux iCal
Pour cette étape, tout dépend si vous souhaitez synchroniser le planning d’un type d’emplacement ou d’un emplacement en particulier.
Les deux fonctionnalités sont possibles.
Synchronisation d’un type d’emplacement : exemple : si vous vendez des séjours Mobil-Home avec un stock de 10 sur une plateforme de vente.
Synchronisation d’un emplacement : exemple : si vous vendez des séjours dans un gîte ou si vous avez des hébergements uniques.
Pour activer la synchronisation d’un type d’emplacement
Pour ce faire, rendez-vous dans l'écran Paramètres > Types d’emplacements. Cela va me permettre de prédéfinir la mise à jour d’un planning pour l’ensemble d’un type d’emplacement (par exemple : emplacement nu, mobil-home 2 CH, mobile-home 3 CH, etc…).
Chaque lien iCal synchronise l’agence en ligne et HippoCamp et maintient les stocks.
En cliquant sur l’icône, le logiciel va mettre dans votre presse-papiers l’url du flux iCalendar.
C’est cette URL que vous allez ensuite renseigner dans votre plateforme de vente.
Pour activer la synchronisation d’un emplacement
Le principe est le même. Vous allez activer la génération d’un flux iCal pour un emplacement en particulier.
Vous rendez tout d’abord l’emplacement éligible à la génération des liens iCal en cliquant sur la pastille de la colonne du même nom.
Une fois que l’emplacement est éligible, une icône de calendrier apparaît. En cliquant sur cette icône, HippoCamp va copier le lien iCal en question.
C’est ce lien que vous allez renseigner dans votre plateforme de vente.
A noter :
Le lien iCal permet seulement de synchroniser vos disponibilités. Les informations de tarifs, les photos, descriptions et conditions ne sont pas synchronisées et doivent être renseignées manuellement.
De plus, HippoCamp est indépendant de la fréquence de la récupération des données des sites de réservation et agences de voyages en ligne.
Ainsi, si vous recevez une réservation entre deux créneaux de mise à jour via une OTA avec système de réservation instantanée, cela peut inclure un risque un surbooking.
Enfin, le format iCal vous restreint du travail manuel ! C’est une manière rapide et simple de maintenir un grand nombre de sites de réservation à jour.