Comment gérer les avoirs COVID
Objectif du document
Ce document présente les étapes à suivre pour gérer les séjours impactés par le COVID19 en 2020. Ce document de référence vous accompagnera afin de gérer les différentes situations auxquelles vous pouvez être confronté.
Dans cette procédure nous avons répertorié tous les cas d’usage que vous pouvez rencontrer. Cependant, il est possible que d’autres cas particuliers se présentent donc nous vous invitons à nous contacter pour traiter individuellement ces cas.
Pour rappel en 2020 votre établissement a certainement été impacté par la crise sanitaire et vous avez certainement été contraint d’émettre des avoirs sur les séjours qui n’ont pu avoir lieu. Plusieurs issues étaient possibles pour ces séjours.
Un décret a été mis en place proposant aux voyageurs également impactés de bénéficier d’un avoir valable pour une durée de 18 mois sur un prochain séjour dans l’établissement réservé. Une fois ce délai arrivé à échéance vous étiez, êtes ou serez potentiellement amené à rembourser le voyageur ou le montant de l’avoir pourra être utilisé sur un séjour en 2021.
Voici les différents cas présentés dans ce document :
Le voyageur souhaite utiliser l’avoir généré suite à son séjour annulé en 2020 pour un séjour en 2021
Le voyageur souhaite le remboursement de l’avoir généré en 2020
Comment utiliser l’avoir généré en 2020 pour un séjour en 2021 ?
La procédure étape par étape
Monsieur ROBERT a réservé un séjour au mois de Mai 2020 et vous avait réglé un acompte de 150 € par Carte Bancaire. Vous aviez alors enregistré le paiement reçu et généré une facture correspondante. Le séjour n’ayant pu avoir lieu, vous l’avez annulé. Vous avez alors choisi de garder l’argent lors de l’étape suivante.
Vous avez alors annulé la facture d’acompte en générant une facture d’avoir d’un montant de 150 €. La somme de 150 € est donc restée sur le compte en attente d’être associée à une prestation.
Cependant Monsieur ROBERT n’a pas eu l’opportunité de séjourner en 2020 dans votre établissement. Vous avez donc gardé sur son compte la somme de 150 €.
En 2021, Monsieur ROBERT vous contacte afin de venir séjourner au mois de Mai. Vous créez le séjour aux dates sélectionnées par le voyageur. Afin de confirmer son séjour vous indiquez à Monsieur ROBERT qu’un acompte doit être réglé. Vous devez alors générer la facture d’acompte correspondante (en fonction de vos conditions) et vous pouvez déduire le montant de l’avoir de Monsieur ROBERT.
Automatiquement le logiciel vous propose d’utiliser l’avoir disponible sur le compte du voyageur. Vous pouvez donc décaisser le montant total de l’avoir généré suite au séjour annulé en 2020. Puis vous pouvez encaisser le restant dû en effectuant un paiement normal en sélectionnant le moyen de paiement utilisé par le voyageur.
Cas particuliers
Si vous aviez généré une facture d’avoir et que vous aviez décaissé le montant total de cet avoir par moyen de paiement AVOIR alors vous devez supprimer le paiement par AVOIR (en modifiant le montant à zéro €) car ce n’était pas la bonne procédure.
Si vous avez annulé le séjour (comme indiqué dans notre procédure) mais que vous n’avez pas annulé la facture d’acompte par un avoir, alors vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Annuler l’annulation du séjour
Modifier les dates de séjour et mettre celles souhaitées en 2021
Le séjour garde alors la référence du séjour créé en 2020 et la facture d’acompte ainsi que le paiement se déduise automatiquement du séjour 2021.
Le séjour sera alors clôturé par la facture de solde qui sera générée lorsque le voyageur aura réglé la totalité du séjour.
CEPENDANT, cette procédure n’est pas recommandée puisque cela ne permettra pas d’avoir une totale transparence et un suivi des différentes étapes sur le compte du voyageur.
IMPORTANT ! Vous pourrez suivre l’état et le montant des avoirs en attente ou utilisés en vous rendant dans l’un des écrans suivants :
Gestion puis Faire le point
Compta puis Factures (en filtrant par factures d’avoir et par dates)
Comment enregistrer le remboursement d’un avoir de 2020 en 2021 ?
La procédure étape par étape
Monsieur ROBERT a réservé un séjour au mois de Mai 2020 et vous avait réglé un acompte de 150 € par Carte Bancaire. Vous aviez alors enregistré le paiement reçu et généré une facture correspondante. Le séjour n’ayant pu avoir lieu, vous l’avez annulé. Vous avez alors choisi de garder l’argent lors de l’étape suivante en espérant qu’elle soit utilisée lors d’un futur séjour.
Cependant Monsieur ROBERT vous contacte en 2021 et ne pourra venir séjourner dans votre établissement. Vous avez alors l’obligation de rembourser ce voyageur. Ainsi vous devez enregistrer la sortie de caisse dans la comptabilité.
Aucune prestation ne va donc avoir lieu. La facture d’acompte que vous aviez généré lors du séjour réservé en 2020 doit donc être annulée. Vous générez une facture d’avoir.
Ensuite sur la facture d’avoir vous pouvez enregistrer le moyen de paiement utilisé pour rembourser le voyageur.
De ce fait la facture d’avoir sera soldée par le remboursement du client. Dans la situation de caisse vous pourrez observer une sortie de caisse par le moyen de paiement utilisé.
Cas particuliers
Si vous aviez déjà procédé à la génération d’un avoir et qu’il était resté en attente alors vous pouvez simplement enregistrer le moyen de paiement utilisé pour rembourser le voyageur.
Si vous aviez généré une facture d’avoir et que vous aviez décaissé le montant total de cet avoir par moyen de paiement AVOIR alors vous devez supprimer le paiement par AVOIR (en modifiant le montant à zéro €) et vous pouvez par la suite solder la facture d’avoir par le moyen de paiement utilisé pour rembourser le voyageur. Suivez les étapes suivantes :
Etape 1 : Cliquez sur le bouton modifier
Etape 2 : Mettre 0 dans le Nouveau Montant