Comment paramétrer la passerelle avec CtoutVert

Objectif du document

Ce document présente en détail comment paramétrer la liaison entre CTOUTVERT et HippoCamp. CTOUTVERT est une société qui édite la plateforme Secure Holiday : entre  autre un moteur de réservation en ligne et un système de Channel manager sur le marché de l’hôtellerie de plein air. CTOUTVERT est un acteur de la distribution des hébergements de l’HPA.

Il y a plusieurs intérêts à coupler HippoCamp et Secure Holiday : 

Le Logiciel HippoCamp intègre une passerelle intelligente :

La passerelle est sous forme d’export/import de données :

• Les disponibilités sont synchronisées en temps réel : pas de surbooking possible puisque Secure Holiday va systématiquement interroger le planning HippoCamp lorsqu’un voyageur souhaitera réserver.

• Une nouvelle réservation va automatiquement créer un séjour dans le planning HippoCamp :

  • De façon autonome le logiciel va, selon plusieurs critères, reconnaitre si le voyageur a déjà séjourné dans votre établissement et associer le nouveau séjour à la fiche client existante. Le cas échéant il va créer la fiche.

  • Le montant de la réservation calculé sur Secure Holiday s’intègre dans le séjour sous un système de prix bloqué. Ainsi si vous décidez de lancer une offre commerciale dans Secure Holiday mais que vous ne l’avez pas créée dans HippoCamp il n’y a aucune conséquence lors de l’intégration. 

  • Si un paiement est réalisé alors il s’intégrera également dans le séjour du client, et selon le mode de fonctionnement de l’établissement la facture correspondant à la prestation réglée pourra être éditée et envoyée au voyageur.

Les différentes étapes pour connecter HippoCamp et Secure Holiday

1. Lier vos deux systèmes par un ID de propriété.

2. Lier vos différentes catégories d’hébergement afin de les faire correspondre.

3. Lier les Options / Suppléments Secure Holiday aux suppléments HippoCamp.

Etape 1: Lier les  deux systèmes

Pour se faire, rendez-vous dans l'écran Paramètres > Préférences, et générer un identifiant CTOUTVERT dans la section intitulée « Passerelle CTOUTVERT ». 

Détail de l’écran :

• ID CTOUTVERT : généré le code CTOUTVERT et enregistrer.

Une fois l’ID généré et enregistré vous avez de nouvelles options qui apparaissent. 

• Supplément Personne incluse : Si vous avez des personnes incluses dans vos hébergements locatifs. Ex : MH 2 chambres, 4 personnes incluses.

• Supplément Taxe de séjour : Si vous êtes assujettis à la Taxe de séjour

• Suppléments Frais de dossier : Si vous appliquez des frais de dossier

• Assurance : Si vous avez une assurance (Campez-couvert) 

• Autoriser la sous location : Oui si vous autorisez la sous location

• Editer Facture : Si oui, la facture sera éditée et envoyée automatiquement*

• Carte Visa : Si oui, indiquez à quel mode de paiement correspond Carte Visa

• MasterCard : Si oui, indiquez à quel mode de paiement correspond MasterCard

• Ideal : Si oui, indiquez à quel mode de paiement correspond un règlement Ideal.

• Sofort : Si oui, indiquez à quel mode de paiement correspond un règlement Sofort.

• FACTURATION AUTOMATIQUE 

Dans HippoCamp vous avez le choix d’opter pour la facturation automatique. Cela signifie que lorsqu’une réservation redescend de Secure Holiday dans HippoCamp avec un paiement d'acompte par exemple, le logiciel va automatiquement générer la facture et l’envoyer par email au voyageur. Il vous suffit d'activer cette option. Vous pouvez également définir pour quel moyen de paiement vous souhaitez activer la facturation automatique (dans le cas d’un paiement par chèque / virement un établissement préférera attendre que la somme soit effective sur le compte en banque afin de générer la facture associée).

Note : une fois l’ID généré et enregistré, HippoCamp envoie un email automatique à la société CTOUTVERT pour leur indiquer la demande de connexion. Par la suite un conseiller se chargera du paramétrage sur leur interface. La manipulation est très simple de leur côté et rapide.

Néanmoins, votre établissement peut évoluer donc les étapes à suivre seront très utiles si vous ajoutez des types d’hébergements Ou suppléments au fil des années.

Rendez-vous maintenant dans votre espace de gestion Secure Holiday. Connectez-vous avec vos identifiants à l’adresse https://admin.secureholiday.net/ , et cliquez sur le menu intitulé 6. Paramétrages >  Passerelle PMS > Liaison PMS.

L’étape ci-dessous est à la charge d’un conseiller CTOUTVERT et n’est à réaliser qu’une seule fois lors de la toute première connexion entre les plateformes.

Sélectionnez HippoCamp et collez l’ID CTOUTVERT de l’écran Préférences dans le champ « Login », puis cliquez sur « Créer la liaison »

Etape 2 : Lier les types d’hébergement

Pour tirer pleinement parti de la passerelle, choisissez le mode PMS100%  / Booking et cochez toutes les options.

Il ne reste maintenant plus qu’à lier le type d’hébergement  Secure Holiday  à celui configuré dans HippoCamp.

Etape 3 : Lier les Options

Pour chaque type d’hébergement, cliquez sur le bouton « Voir les Options » et associez les options CTOUTVERT aux suppléments HippoCamp.

Note : vous aurez à saisir manuellement les taxes de séjour dans HippoCamp une fois que le séjour est recopié. En effet, CTOUTVERT ne collecte pas la taxe de séjour.