Ecran Planning des interventions

‌🗂️ Présentation de l'Ecran : Gestion > Planning des Interventions

L’écran Planning des interventions d’Hippocamp permet d’organiser et de suivre les interventions techniques ou de maintenance au sein de votre établissement. Il offre la possibilité d’attribuer des interventions à des utilisateurs en sélectionnant le collaborateur concerné ainsi que la date prévue de réalisation.

Ce module permet également de gérer un stock de consommables associés aux interventions, afin d’assurer un suivi des ressources disponibles.

Il est possible de consulter l’historique des interventions réalisées. Cette fonctionnalité permet consulter la fréquence des interventions, d’identifier les types d’interventions récurrents, et de suivre l’activité globale sur une période donnée.

L’écran Planning des interventions est accessible depuis le menu principal, dans la section Gestion > Planning des interventions.

🔧 Paramétrage en amont des interventions

Avant de pouvoir utiliser le module Planning des interventions, plusieurs prérequis doivent être configurés dans le logiciel Hippocamp.

Création des utilisateurs

Depuis l’écran Compte > Utilisateurs, il est nécessaire de créer les différents utilisateurs qui seront amenés à réaliser des interventions.

Paramétrage des types d’interventions

Depuis l’écran Paramètres > Types d'intervention, il convient de créer les différents types d’interventions disponibles (ex. : maintenance, réparation, contrôle, etc.). Ce paramétrage permet de catégoriser les interventions et d’assurer un suivi cohérent de l’activité.

Association des consommables

Dans l’écran Paramètres > Consommables, il est possible d’associer des consommables à une intervention. Cette fonctionnalité permet de lier les matériaux ou ressources nécessaires à chaque type d’intervention, facilitant ainsi la gestion des stocks et le suivi des consommations.

Pour plus d’informations sur le paramétrage des interventions et des consommables, consultez la documentation dédiée : Paramètres types d’intervention et Consommables.

👁️ Visualiser les interventions

L'écran vous affiche une vue agenda des 7 prochains jours avec les interventions enregistrées dans le logiciel.

🌐 Navigation et filtres

• Navigation par période : semaine précédente / suivante, et retour à la semaine en cours via "Aujourd'hui"

• Bouton Tableau de bord : accès au tableau de bord général des interventions.

• Bouton Historique des interventions : ouverture de l’écran présentant l’historique et les statistiques des interventions

• Icône Impression : permet de générer une version imprimable du planning ou des données affichées.

• Icône Aide : accès à la documentation liée au planning des interventions.

• Filtre par intervenant : triés par initiales (exemples : HD, HL, JA, …)

• Filtre "Type d'intervention" : Réparation vélo, Lit à faire, Ménage, Changement d'ampoule, État des lieux, etc…

• Filtre "Statut" : À faire, En cours, Terminé.

• Filtre "En retard" : isole les interventions non terminées dont la date est dépassée.

• Réinitialisation de l'ensemble des filtres via l'icône gomme

🗒️ Création d’une intervention

Il est possible de créer une intervention de deux manières différentes :

→ Créer une intervention depuis la fiche séjour

Lorsque vous créez un séjour vous avez alors la possibilité de créer une intervention sur celui-ci.

Saisir les informations qui constituent une intervention ; c'est-à-dire la date et l'heure, le type d'intervention et la personne à qui la tâche est affectée. Par défaut, l'heure est 11 h 00 et la date de l'intervention située le jour du départ du client.

L’intervention est visible sous l’emplacement :
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L'utilisateur assigné à l'intervention recevra un mail au moment de la création de l'intervention et un rappel le jour de l'intervention :

→ Créer une intervention depuis le planning des interventions

‌La création d’intervention se fait par un “cliquer, étirer, relacher”

‌La fenêtre de création de l'intervention reprend les dates de début et de fin précédemment sélectionnées.

Vous n'avez plus qu'à saisir les informations qui constituent une intervention, c'est-à-dire la date et l'heure, le type d'intervention et la personne à qui la tâche est affectée et l'emplacement concerné.

L'utilisateur assigné à l'intervention recevra un mail au moment de la création de l'intervention et un rappel le jour de l'intervention.

🔍 Voir le planning d'un collaborateur en particulier

Le planning est consultable de manière individuelle en cliquant sur son nom.

En accédant au logiciel depuis une tablette ou un smartphone, la personne en charge de la tâche peut cliquer sur la case à cocher « terminée » lorsque la tâche a été réalisée. Vous bénéficiez ainsi d'une remontée d'informations du terrain directement à la réception.

Voir le détail d’une intervention

Lorsque vous cliquez sur une intervention, un onglet apparaît sur lequel vous retrouvez les différentes informations relatives à l’intervention.

De plus vous pourrez sélectionner les consommables que vous utilisez lors de cette intervention.

🔀 Affichage des interventions du jour sur le tableau de bord

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Le tableau de bord vous affiche le nombre d'interventions aujourd’hui que vous avez créées en amont.

Pour aller plus loin avec les interventions

En complément de cette documentation, deux annexes sont disponibles pour approfondir l’utilisation du module :

• La documentation « Historiques des interventions », qui détaille les fonctionnalités de consultation, de filtrage et d’analyse des interventions réalisées (fréquence, types récurrents, périodes d’activité, etc.).

• La documentation « Tableau de bord des intervenants », qui présente les indicateurs et vues de synthèse permettant de suivre l’activité des intervenants, leur charge de travail

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