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Ecran Planning des séjours

📚 Présentation de l’écran : Gestion > Planning des séjours

L’écran « Planning des sĂ©jours Â» est un des Ă©crans majeurs du logiciel.

Accessible depuis le menu Gestion > Planning des Séjours, il vous permet de visualiser l’occupation de votre camping en un clin d’œil.

De très nombreuses fonctionnalitĂ©s sont disponibles depuis cet Ă©cran :

  • CrĂ©ation de sĂ©jours,

  • Actions sur les sĂ©jours (allonger, raccourcir, dĂ©placer, supprimer, annuler),

  • Obtention d’informations sur le sĂ©jour en un simple clic,

  • SĂ©lection des types d’hĂ©bergements,

  • Le filtre par type d'emplacements.

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🗂️ Structure de l’écran

Recherche de dates

A son ouverture, le planning s’ouvre à la date du jour, vous pouvez accéder à la période de votre choix en ouvrant le calendrier soit en tapant la date ou en cliquant sur le mois souhaité puis de lancer la recherche avec la loupe verte.

Un clic sur le bouton « Aujourd’hui Â» ramène l’affichage du planning Ă  la date du jour.

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Représentation d’un séjour

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Les séjours sont matérialisés sur le planning par une étendue. La ligne correspond à l’emplacement occupé alors que la longueur du séjour correspond à sa durée.

Matérialisation des weekends : Les samedis et dimanches sont indiqués sur fond gris afin de faciliter la lecture des semaines. Par défaut, le planning affiche la période allant de J-7 à J+15, soit 3 semaines au total environ.

Matérialisation de la date d’aujourd’hui : Le jour d’aujourd’hui est matérialisé pas une barre verticale de couleur rouge.

Matérialisation des jours fériés : Les jours fériés sont affichés sur fond rose afin de pouvoir les différencier, et sont calculés par le logiciel deux ans à l’avance.


Types d’emplacements et emplacements

Les types d’emplacements comportent une petite icĂ´ne « + Â» ou « - Â»  qui permet d’afficher ou de cacher les emplacements du type en question.

Cela facilite la navigation dans le planning.

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Nombre total de disponibilités

Le planning des séjours indique le nombre total des disponibilités pour chaque type d'emplacements.

L'affichage du nombre total de disponibilités peut être activé ou désactivé depuis l'écran Paramètres > Préférences, dans la section Paramètres Planning.

Vous pouvez Ă©galement tout fermer ou tout ouvrir Ă  l’aide des boutons prĂ©vus Ă  cet effet :

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Filtre par type INSEE ou par type d'emplacements

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  • Un filtre par type Insee permet d'afficher un ou plusieurs types INSEE : les emplacements nu / les emplacements locatifs / les emplacements rĂ©sidentiels

  • Un filtre de recherche par type d’emplacements permet de retrouver rapidement l’hĂ©bergement souhaitĂ© afin de repĂ©rer les disponibilitĂ©s et les sĂ©jours occupĂ©s.


Informations sur le séjour

Un clic gauche sur un séjour déclenche l’affichage d’une fenêtre vous donnant les informations principales concernant le séjour.

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Les informations affichĂ©es sont :

  • Le type du sĂ©jour (passage, option, sĂ©jour rĂ©sidentiel, sous location, interdiction de vente),

  • Les dates du sĂ©jour (date de dĂ©but et date de fin),

  • Le prix total du sĂ©jour,

  • Le taux de facturation et le taux d’encaissement (affichĂ© en dessous du tarif en haut Ă  droite),

  • Les nom et prĂ©nom du client et ses coordonnĂ©es,

  • La constitution du sĂ©jour : liste des emplacements et supplĂ©ments rattachĂ©s,

  • Les statuts ArrivĂ©/Parti,

  • Les notes du sĂ©jour, avec la possibilitĂ© d’en Ă©crire directement.

  • Les informations clients

Les fonctionnalitĂ©s :

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  • Bloquer le prix : par dĂ©faut, le tarif des sĂ©jours créés dans HippoCamp n’est pas bloquĂ©. A l’inverse, les sĂ©jours intĂ©grĂ©s via une passerelle de vente (CToutVert, Pitchup, etc…) ont par dĂ©faut un tarif bloquĂ©. En effet, le tarif d’un tour opĂ©rateur n’est pas forcĂ©ment le mĂŞme que celui dĂ©fini dans HippoCamp. Ainsi, grâce Ă  cette fonctionnalitĂ©, vous pouvez optimiser le remplissage de votre planning en dĂ©plaçant les sĂ©jours des tours opĂ©rateurs sans risquer de perdre le tarif initial. 

Un séjour dont le tarif est bloqué est affiché avec un symbole euro cadenassé.

  • Emplacement verrouillĂ© : il permet d’empĂŞcher le dĂ©placement de vos sĂ©jours depuis le planning.

Un séjour dont l’emplacement est verrouillé est affiché avec un cadenas vert.

  • SĂ©jours non soldĂ©s :

Une icĂ´ne « triangle rouge Â» est affichĂ©e quand le sĂ©jour n’est pas totalement payĂ©.

Important : lorsqu’un sĂ©jour n’est pas affichĂ© dans sa totalitĂ© sur le planning, les icĂ´nes ne sont pas affichĂ©es.

  • Une barre de boutons vous permet d’accĂ©der Ă  la fiche du sĂ©jour, de modifier, d’annuler le sĂ©jour (libĂ©rer sans effacer) ou encore de le supprimer (libĂ©rer et effacer).

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  •  Consultation et ajout de notes concernant le sĂ©jour

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🏕️ Créer un séjour depuis le planning

CrĂ©er un sĂ©jour depuis le planning est très facile, il suffit d’étendre en maintenant le clic gauche de la souris une sĂ©lection Ă  compter de la date de dĂ©but de sĂ©jour jusqu’à la date de fin. 

Après avoir relâché le clic gauche, la fenêtre de création de séjour s’ouvre :

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La fenêtre de création de séjour reprend les dates de début et de fin précédemment sélectionnées.

Choix du type de sĂ©jour :
  • RĂ©servation : concerne un sĂ©jour ferme,

  • Option : concerne une demande de devis,

  • SĂ©jour rĂ©sidentiel : concerne un sĂ©jour Ă  l’annĂ©e ou pour toute la saison,

  • Interdiction de vente : permet de crĂ©er un sĂ©jour empĂŞchant la rĂ©servation de l’emplacement,

  • Sous-location : concerne un sĂ©jour de type sous-location.


L’interdiction de vente vous permet plusieurs choses : 

  • Bloquer un emplacement pour une raison donnĂ©e (travaux, maintenance, rĂ©servation pour des proches),

  • Identifier les pĂ©riodes oĂą la sous-location n’est pas possible,

  • EmpĂŞcher des Channel Manager comme CtoutVert de commercialiser certains emplacements durant une certaine pĂ©riode.

Note : en fonction de l’emplacement choisi pour la crĂ©ation, certains types de sĂ©jours sont grisĂ©s.

En effet, vous ne pouvez crĂ©er de sĂ©jour de type rĂ©sidentiel ou sous-location que sur un emplacement paramĂ©trĂ© comme tel. Pour de plus amples informations, reportez-vous Ă  la documentation de l’écran Paramètres > Emplacements, champ « Type INSEE Â».

đź’ˇ Astuce  : pour crĂ©er un sĂ©jour plus long que le nombre de jours affichĂ©s dans le planning, modifiez les dates dans la fenĂŞtre de crĂ©ation du sĂ©jour.


La sous-location

La sous-location est rĂ©servĂ©e pour les hĂ©bergements rĂ©sidentiels. 

L’affichage est de couleur mauve


Présélection des suppléments

Afin de gagner du temps, certains supplĂ©ments sont affichĂ©s dans la partie intitulĂ©e « PrĂ©sĂ©lection des supplĂ©ments Â».

Vous n’avez plus qu’à entrer le nombre de suppléments au sein du séjour, au clavier ou à la souris puis à valider la création du séjour.

Vous arrivez alors sur l’écran de création d’un séjour. Reportez vous à la documentation de l’écran Séjours > Nouveau Séjour pour plus d’informations.

Note : un supplĂ©ment est affichĂ© dans cette section si et seulement s’il possède le statut par dĂ©faut (Ă©toile blanche sur fond bleu). Reportez-vous Ă  la documentation de l’écran Paramètres > SupplĂ©ments pour plus d’informations.

  • PrĂ©sĂ©lection avec : SĂ©jours types

La plupart du temps, vous créez des séjours qui se ressemblent fortement.

Par exemple, un séjour 4 personnes, 2 adultes, 2 enfants avec option ménage pour vos locatifs. Afin de gagner du temps lors de la saisie de vos séjours, HippoCamp vous propose de mettre en place des séjours types. Le paramétrage des séjours types s’effectue dans l’écran Paramètres > Séjours Types.

  • PrĂ©sĂ©lection avec : Offres commerciales

Les offres commerciales sont créées à partir du menu Paramètres>Offres, elles servent à la commercialisation de vos emplacements avec le widget de réservation en ligne HippoBooking.

Les suppléments affichés sont ceux qui sont liés au type d’emplacements, un gain de temps pour la création d’un séjour.


Calculer le tarif

HippoCamp propose de vous calculer le séjour à la volée. Cette fonctionnalité est très pratique quand un client vous demande au téléphone le tarif du séjour avec les suppléments.

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Allonger/Raccourcir la durée d’un séjour

Vous positionnez la souris sur l’extrémité droite ou gauche du séjour. Le curseur se transforme en flèche horizontale. Vous n’avez plus qu’à étirer le séjour et relâcher la souris lorsque la nouvelle durée du séjour correspond à ce que vous souhaitez.

Vidéo : Prolongement d’un séjour depuis le planning

A l’ouverture de la fenĂŞtre vous pouvez choisir d’aligner les dates des supplĂ©ments sur les nouvelles dates du sĂ©jour. 

Et de recalculer le séjour en fonction des nouvelles dates

Note : il convient d’utiliser avec prĂ©caution l’option « Changer les dates des supplĂ©ments Â». En effet, si les dates des supplĂ©ments sont diffĂ©rentes au sein du sĂ©jour, vous allez toutes les aligner.

Exemple :

Location d’une semaine, 4 personnes avec 2 visiteurs une journĂ©e en milieu de semaine. Le client dĂ©cide de rester une semaine supplĂ©mentaire. En cochant l’option « Changer les dates des supplĂ©ments Â», les 2 visiteurs sont dĂ©sormais comptĂ©s pour les deux semaines !

Note : De même si le séjour est en prix bloqué, le tarif du séjour ne sera pas recalculé, avant de modifier la durée du séjour il faudra débloquer le prix si le recalcul est souhaité.

  • Remarque : si vous Ă©tirez le sĂ©jour jusqu’à ce qu’il empiète sur un autre sĂ©jour, le logiciel vous le signale et empĂŞche le surbooking.


Déplacer un client sur un autre emplacement

Déplacer un client sur un nouvel emplacement est très facile. Il suffit de cliquer sur le séjour et de le déplacer verticalement.

Plusieurs cas sont Ă  distinguer :

  • DĂ©placement vers un emplacement libre du mĂŞme type,

  • DĂ©placement vers un emplacement occupĂ© du mĂŞme type,

  • DĂ©placement vers un emplacement d’un autre type, occupĂ© ou libre.

Déplacement vers un emplacement libre du même type

Il suffit de relâcher la souris, le logiciel enregistre automatiquement le nouvel emplacement. Un message en blanc sur fond vert apparaît

Déplacement vers un emplacement occupé

Si le séjour entre en collision avec un autre séjour, le logiciel le détecte et empêche la modification. Le chevauchement est matérialisé par la coloration en rouge de tout le séjour, avec un message d’erreur.

  • Remarque : en pressant les touches « CONTROL Â» et « SHIFT Â» simultanĂ©ment, le logiciel vous autorise le dĂ©placement. Un surbooking est alors créé. Cette fonctionnalitĂ© peut ĂŞtre utilisĂ©e lorsque votre camping est absolument plein et que vous cherchez Ă  optimiser votre taux de remplissage sur la semaine et Ă  intervertir les emplacements entre deux sĂ©jours.

Déplacement vers un emplacement libre d’un autre type

Si vous dĂ©placez un sĂ©jour vers un autre type d'emplacements, le logiciel vous en empĂŞche, car les tarifs ne sont potentiellement pas les mĂŞmes. Vous contournez cette sĂ©curitĂ© en pressant la touche « CONTROL Â».

  • Remarque : Cette fonctionnalitĂ© s’avère utile lorsque vous surclassez des clients ou avez Ă  les dĂ©placer pour une quelconque raison. Il faut dans ce cas-lĂ  penser Ă  bloquer le prix.

Bloquer/Débloquer le prix d’un emplacement

Par défaut, le tarif des séjours créés dans HippoCamp n’est pas bloqué.

A l’inverse, les séjours intégrés via une passerelle de vente (CToutVert, Pitchup, etc…) ont, par défaut, un tarif bloqué.

En effet, le tarif d’un tour opérateur n’est pas forcément le même que celui défini dans HippoCamp. Ainsi,

grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez optimiser le remplissage de votre planning en déplaçant les séjours des tours opérateurs sans risquer de perdre le tarif initial.

Un séjour dont le tarif est bloqué est affiché avec un symbole euro cadenassé.


Verrouiller/Déverrouiller un emplacement

La notion de verrouillage d’un séjour permet de rendre inamovible l’emplacement. Un emplacement verrouillé apparaît avec un fond rosé et un petit cadenas. Le séjour ne peut pas être déplacé sur le planning.

Vous modifiez directement cet Ă©tat depuis l’info-bulle du sĂ©jour :

  • Emplacement non verrouillĂ©

  • Emplacement verrouillĂ©

 

  • Remarque : un sĂ©jour non dĂ©plaçable ne peut ĂŞtre dĂ©placĂ© vers un autre emplacement. Cela est pratique pour vos clients fidèles qui rĂ©servent un emplacement et pas un autre. N’hĂ©sitez pas Ă  noter la raison du verrouillage pour conserver le motif dans  « note SĂ©jour/Client Â».


Identifier les séjours avec leur code couleur

Les séjours sont repérables grâce à une codification en couleur, un bouton légende a été ajouté pour rappeler leur signification ainsi que les icônes

Type de séjour

Marque visuelle

Séjour Passage

Liseré Vert foncé sur la partie haute

Option/Devis

Liseré Orangé sur la partie haute

Interdiction de vente

Liseré Rouge vif sur la partie haute

Séjour non déplaçable

Présence d’un cadenas tout à droite

SĂ©jour rĂ©sident 

Liseré en Bleu sur la partie haute

Séjour en sous-location

Liseré en Violet sur la partie haute

En plus de signaler le type de séjour, un code couleur permet d’identifier rapidement le statut d’un séjour s’il est arrivé ou parti.

Couleur

Signification

Fond vert

Séjour en statut Arrivé

Fond gris

Séjour en statut Parti

Fond blanc

Statut non défini par Arrivé/Parti

Type d

 

V4.3.4– 31/07/2025 – Propriété exclusive de HippoCamp

Toute reproduction, totale ou partielle est soumise à autorisation écrite préalable.

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