Ecran Nouveau Séjour

📚 Présentation de l'écran Séjour > Nouveau séjour

Cet écran permet de créer des nouveaux séjours directement dans le logiciel. Il existe également d’autres fonctionnalités permettant de créer un séjour :

• Ecran Gestion > Planning des séjours,

• Ecran Vente > Séjours, bouton Nouveau Séjour

📁 Structure de l'écran

Après avoir cliqué sur le bouton de création de séjour, le logiciel a affecté la référence 2148 au séjour.

🖊️ Renseigner la section Informations générales

Dans cette section, vous définissez les informations générales du séjour, à savoir le type, l’origine du séjour, le montant de la prise en charge VACAF le cas échéant, les notes concernant le séjour et les éventuelles informations concernant les Tour-Opérateurs ou transmises par ces derniers.

1. Types de séjour

Le type de séjour a un impact fort sur la gestion du séjour par la suite. Les différentes valeurs possibles sont :

• Réservation : Correspond à un séjour camping ou une location,

• Option : Correspond à une demande de devis, ou une option posée sur un hébergement,

• Séjour Résidentiel : Correspond à un séjour de type résidentiel, tarifé à l’année,

• Sous-location : Correspond à un séjour de sous location d’un hébergement résidentiel.

📌 Les impacts en fonction du type de séjour choisi sont :

• Option : vous permet par la suite d’éditer un devis au format PDF,

• Réservation : vous permet la création d’un facture

• Résidentiel & Sous location : seuls les hébergements résidentiels seront proposés lors de la recherche des emplacements disponibles.

2. Origine Séjour

Ce champ est proposé afin de vous simplifier la vie lors de la recherche d’un séjour.

Il sert également à vous fournir des statistiques. La liste des valeurs possibles est définie dans l’écran Paramètres > Origines Séjour.

3. Notes Séjour

Ce champ vous sert à prendre des notes relatives au séjour.

Ces informations n’apparaissent sur aucun document édité par le logiciel. Ces notes vous sont présentées en interne lors de la visualisation du séjour. Un cas d’utilisation courant est : « Préparer lit bébé », « arrivera tardivement », « a demandé un emplacement au calme ».

4. Informations TO

Ce champ peut être alimenté automatiquement lorsqu’un Tour Opérator tel que CtoutVert enregistre automatiquement le séjour dans le logiciel.

Vous avez également la main sur ce champ. Par exemple pour y consigner une référence Tour Opérateur qui pourrait vous être réclamée sur la facture finale.

Les informations contenues dans ce champ sont affichées par le biais du mot clé [INFOS_TO] dans les documents (Paramètres > Documents).

5. Subvention VACAF

Ce champ sert à indiquer le montant pris en charge par la VACAF dans le cadre des séjours VACAF.

Le logiciel reprend ce montant lorsque vous éditez la facture et déduit la prise en charge VACAF du montant total du séjour.

6. Réf Externe

Ce champ permet de renseigner le même numéro de dossier que celui attribué par le partenaire.

Pour une réservation intégrée via une passerelle, ce champ est automatiquement renseigné.

7. Prix Bloqué

Un séjour avec le champ prix bloqué défini sur « Oui » conserve le tarif initial, qui ne sera pas recalculé en cas de modification des dates ou de l’emplacement. Le prix est donc figé dès lors que l’option « Prix bloqué » est activée.

Une réservation en ligne intégrée automatiquement venant d’une passerelle externe aura le statut prix bloqué.

C’est le prix du partenaire qui est appliqué de force et bloqué au cas où le paramétrage des prix d’HippoCamp soit différent.

🖊️ Renseigner la section Client

Dans HippoCamp, pour qu’un séjour soit valide, il doit être associé à au moins un client. HippoCamp permet également d’associer plusieurs clients à un même séjour, ce qui permet ensuite de facturer chaque client individuellement.

👤 Cas d’un client existant

Vous retrouvez le client en utilisant au minimum 3 lettres de son nom ou de son prénom. Vous lancez la recherche en tapant la touche entrée ou en cliquant sur le bouton « Chercher ».

Une fois le client identifié, vous cliquez sur son nom pour l’ajouter au séjour. Vous pouvez répéter cette opération autant de fois que vous le souhaitez, le logiciel n’est pas limité en nombre de clients pour un séjour donné.

👤 Cas d’un nouveau client 

Pour créer un nouveau client, vous pouvez cliquez sur le bouton intitulé « Nouveau ». Le formulaire de création apparaît. 

^{Formulaire Création Fiche Client}

La fiche client est composée de nombreux champs, répartis en plusieurs sections :

• Identité

• Contact

• Adresse de facturation

• Informations complémentaires

• CRM / Marketing

• Notes client

Une fois les informations renseignées, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu « Enregistrer ». Le logiciel ajoute alors le client au séjour.

Les informations obligatoires à la saisie d’un client sont signalées par un astérisque (*).

Modifier une fiche client enregistré

Vous pouvez modifier facilement une fiche client en cliquant sur le bouton « Modifier » situé à droite de la ligne client.

Retirer l’association d’un client au séjour

Pour supprimer la liaison entre un client et le séjour, vous cliquez sur le bouton « Délier ».

👥 Enregistrer les accompagnants

Une fois votre client enregistré, vous pouvez saisir facilement les accompagnants en entrant les noms, prénoms et dates de naissance des personnes accompagnant votre client.

Vous êtes tenu de renseigner ces informations afin de constituer le registre de police. En pratique, cette saisie reste optionnelle.

Néanmoins, cette saisie est obligatoire dans le cadre d’un séjour VACAF. En effet, la liste des accompagnants doit figurer sur la facture envoyée à la CAF. Le mot clés à utiliser dans les modèles de documents est [LISTE_ACCOMP] 

🐶 Enregistrer des animaux

Vous saisissez les informations du carnet de santé, attestant de la vaccination à jour de l’animal.

🖊️ Ajouter un emplacement

Dans la section Emplacements de l’écran, vous pouvez ajouter le ou les emplacements du séjour.

1️⃣ Étape 1 — Critères de recherche

La première étape permet de définir les critères de base de la recherche :

• Type Emplacement : sélection du type d'hébergement recherché (ex. Mobil-home 3 Chambres),

• Dates : sélection de la période de séjour souhaitée.

Une fois les critères renseignés, cliquez sur « Suivant → » pour passer à l'étape suivante.

2️⃣ Étape 2 — Suppléments et options

La deuxième étape permet de préciser les participants et les suppléments à associer au séjour :

• Mode : sélectionnez le mode de présélection des suppléments (ex. Par Offre Commerciale),

• Nb Adultes / Nb Enfants : renseignez le nombre de participants à l’aide des boutons « + » et « − ». Lors de la saisie, l’âge des enfants devra obligatoirement être renseigné.

• Offres : sélectionnez l'offre commerciale correspondante (ex. "Cabane 3 chambres - Les Jonquilles"),

• Suppléments : organisés par catégories filtrables (Participants, taxes et frais / Animal de compagnie / Suppléments de service / Suppléments de produit), avec un onglet « Tous » pour tout afficher d'un coup.

Une fois les suppléments et options ajustés, cliquez sur « Suivant → » pour accéder aux résultats.

3️⃣ Étape 3 — Résultats

La troisième étape affiche les emplacements disponibles selon les critères et suppléments définis précédemment.

En fonction de votre configuration, le plan Google ou le plan schématique/HTML s'affiche. Dans les deux cas, les disponibilités sont affichées en vert.

Un simple clic sur l'emplacement permet de l'ajouter au séjour, ainsi que les suppléments et options sélectionnés à l'étape précédente.

💾 Modifier l’enregistrement d’un emplacement

Depuis cet écran, vous modifiez l’emplacement et ses suppléments de multiples manières : changement de dates, de quantités, de tarif, d’emplacement, verrouillage de l’emplacement. Les paragraphes suivants vous expliquent cela en détail.

Modifier le prix final de l’emplacement

Cliquez sur l’icône modifier. Une fenêtre s’ouvre et vous permet de modifier le prix de l’emplacement, sans entraîner de recalcul du prix des suppléments.

Vous entrez simplement le nouveau tarif dans la case intitulée « Prix final ». Puis cliquez sur le bouton enregistrer placé à côté de la case Prix final.

Voir le détail du calcul du tarif

Lorsque vous souhaitez connaître la décomposition du tarif d’un emplacement ou d’un supplément, vous cliquez simplement sur la pastille intitulée « ? »

Si des promotions ont été appliquées, elles sont également affichées.

Verrouiller l’emplacement

La notion d’emplacement verrouillé permet d’empêcher le changement d’emplacement depuis l’écran planning (voir Gestion > Planning des Séjours). Cette fonctionnalité est pratique pour vos clients réguliers ou ayant des exigences particulières.

• Cadenas vert : emplacement non verrouillé

• Cadenas rouge : emplacement verrouillé

Changer d’emplacement en cours de séjour

Vous pouvez cliquer sur le bouton « Changer d’emplacement » afin de déplacer physiquement vos vacanciers.

Le clic sur ce bouton ouvre une fenêtre du formulaire de changement d’emplacement :

• A partir du : date du début du changement d’emplacement

• Type d’emplacement : le type d’emplacement souhaité.

Une fois les champs renseignés, vous pouvez cliquer sur « Voir les emplacements libres », puis sur le nouvel emplacement. Le plan est affiché, et vous cliquez sur l’emplacement de votre choix (affiché en couleur verte). La fiche séjour se met à jour automatiquement et les tarifs sont recalculés.

Programmer une intervention

Si l’emplacement est éligible à une intervention, le bouton « Nouvelle Intervention » est affiché.

Voir la documentation des écrans Paramètres > Emplacements, Paramètres > Types d’interventions, Compte > Utilisateurs et Gestion > Planning des Interventions pour de plus amples informations. 

Une fenêtre s’ouvre, dans laquelle vous pouvez renseigner différents champs :

• Type d’intervention : menu déroulant des interventions définies dans Paramètres > Types d’interventions,

• Statut : 3 statuts sont disponible : a faire, en cours et terminé

• Assigné à : menu déroulant des utilisateurs définis dans Paramètres > Utilisateurs.

• Emplacement : nom de l’emplacement concerné

• Séjour : numéro de séjour concerné par l’intervention

• Début Intervention : par défaut programmé à la date de fin du séjour,

• Fin Intervention : par défaut programmé à la date de fin du séjour,

• Commentaires : informations complémentaires pour l’intervention

• Intervention récurrente : créer à l’identique l’intervention de façon cyclique

Statut Arrivé / Parti

Un clic sur les boutons « arrivé » ou « parti » en fonction de la présence du client au début et à la fin de son séjour lorsqu’il s’en va de son emplacement. Cela permet d’alimenter la modale Taux d’occupation du tableau de bord du logiciel.

Changer les dates pour cet emplacement

Vous pouvez cliquer sur le bouton « Crayon ».

Une fenêtre s’affiche, vous pouvez renseigner les nouvelles dates du séjour.

• Date de début : la nouvelle date de début au format JJ/MM/AAAA

• Date de fin : la nouvelle date de fin au format JJ/MM/AAAA

• Changer les dates des suppléments : si coché, alors le logiciel « aligne » les dates de début et de fin de tous les suppléments rattachés à l’emplacement en cours de modification

• Recalculer tarif : si cocher le séjour sera entièrement recalculé, suppléments inclus

Supprimer l’emplacement

Pour supprimer un emplacement, vous cliquez sur le bouton icône corbeille. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Après validation, les éventuels interventions et suppléments associés à l’emplacement sont également effacés et ce de manière irréversible.

🖊️ Ajouter ou modifier un supplément

Pour ajouter un supplément, cliquer sur le bouton « Ajouter un Supplément » :

Une fenêtre s’ouvre, vous permettant d’indiquer la quantité, le supplément et les dates du supplément :

Modifier les quantités, les dates ou le prix d’un supplément

Pour modifier les quantités, les dates ou le prix d’un supplément, vous cliquez sur le bouton « Modifier ». Le formulaire de modification s’affiche.

Vous pouvez modifier les différents champs et cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour valider votre saisie.

Les tarifs se recalculent automatiquement.

Supprimer le supplément

Pour supprimer un supplément, vous pouvez cliquer sur le bouton intitulé « Supprimer ». Une fenêtre de confirmation s’affiche. Après validation, le supplément est effacé de manière irréversible. 

Le logiciel met à jour le tarif.

🛡️ Ajouter une assurance

Cette section est affichée si au moins une assurance est paramétrée dans le logiciel. Voir la documentation de l’écran Paramètres > Assurances pour de plus amples informations.

Vous ajoutez une assurance au séjour en cliquant sur le “+” correspondant à l’assurance à mettre en œuvre. Le tarif se recalcule automatiquement, en fonction du paramétrage de l’assurance.

Une ligne supplémentaire apparaîtra dans la facture.

🪙 Ajouter une promotion

Cette section vous permet d’associer une promotion à votre séjour. Vous pouvez créer et gérer différentes promotions depuis Paramètres > Promotions.

Vous pouvez ensuite ajouter la promotion au séjour en cliquant sur le « + » correspondant à la promotion souhaitée. Le tarif est alors recalculé automatiquement.

🔑 Générer un code d’accès

HippoCamp permet la programmation d’un code d’accès qui est ensuite utilisé par un logiciel de gestion d’accès (relié à une barrière automatique, à un portail ou une porte). 

Le code d’accès sera affiché dans la partie Infos clients de la fiche séjour, lorsque le séjour sera validé.

Le paramétrage avec le système de barrière se réalise dans la section Préférences d’interfaces de l’écran Paramètres > Préférences.

Valider la saisie du séjour

Lorsque toutes les modifications ont été apportées, vous pouvez cliquer sur l’un des boutons suivants, situés en bas de l’écran :

• Valider et Facturer : vous permet d’enregistrer le séjour et d’émettre une facture

• Enregistrer et Fermer : vous permet d’enregistrer le séjour sans émettre de facture

Ces action ont deux effets :

• Modifier le statut du séjour de « En cours d’édition » à « Saisie terminée »

• Permettre la modification du séjour par un autre utilisateur

Supprimer le séjour

Pour supprimer le séjour, vous pouvez cliquer sur le bouton « Actions sensibles » situé en bas de l’écran. Une fenêtre de confirmation s’affiche.

Si vous avez renseigné au moins une adresse email dans la partie client, le logiciel vous demande également si votre client doit être notifié de la suppression de son séjour par email ou pas.

Annuler le séjour

L’annulation d’un séjour consiste à libérer le ou les emplacements associés à un séjour sans pour autant effacer la trace du séjour. Cette fonctionnalité est à utiliser lorsque vous avez par exemple édité une facture d’acompte, perçu un règlement et que votre client ne peut finalement pas venir.

Pour annuler un séjour, vous pouvez cliquer sur le bouton intitulé « Annuler le séjour ». Une fenêtre de confirmation s’affiche alors.

Si aucun paiement n’a été réalisé, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Si vous avez renseigné au moins une adresse email dans la partie client, le logiciel vous demande également si votre client doit être notifié d’annulation de son séjour par email ou pas.

Si un ou plusieurs paiements ont été réalisés, la fenêtre d’annulation guidée s’affiche : 

L’objectif de l’annulation guidée est de vous aider dans la gestion de la facturation du dossier en cas d’annulation du séjour.

Fonctionnalités de l’annulation guidée 

• Ne rien faire de plus, je saisirai les changements moi-même : Le dossier est compliqué, vous préférez réaliser les actions nécessaires sans l’annulation guidée.

• Garder l’argent : Vous ne remboursez pas le client des sommes versées et lui facturez des frais d’annulation. 

Le logiciel annule les factures par des avoirs et réalise une facture de solde pour justifier des sommes conservées et l’intégrer dans votre chiffre d’affaire.

• Conserver l’argent sur le compte du Client : Le logiciel annule les factures du séjour en générant des avoirs et les laisse en non décaissés. Ces sommes d’avoir, vous seront proposées lors de la prochaine facturation de ce client

• Rembourser partiellement : Vous conservez une partie des sommes versées et vous remboursez l’autre partie à votre client. Indiquer le montant rendu et le moyen de paiement utilisé puis sélectionner le supplément à facturer. 

Le logiciel annule les factures existantes puis réalise une facture de solde du montant conservé incluant également le montant rendu.

• Rembourser absolument tout : Vous choisissez le moyen de paiement utilisé pour le remboursement. Le logiciel annule les factures existantes par une facture d’avoir incluant le moyen de paiement utilisé pour le remboursement.

• Rembourser tout sauf l’assurance : Vous choisissez le moyen de paiement utilisé pour le remboursement. 

Le logiciel annule les factures existantes par une facture d’avoir incluant le moyen de paiement utilisé pour le remboursement. 

Et il génère une facture de solde du montant de l’assurance annulation conservée. 

Cette option peut vous être utile, si le dossier n’est pas pris en charge par l’assurance mais que vous décidez de rembourser à vos frais le client en conservant tout de même le montant de l’assurance.

Etat du séjour

Cette information est gérée par le logiciel. Les différentes valeurs peuvent être :

• En cours d’édition : indique que le séjour est en cours d’édition,

• Saisie Terminée : indique que la saisie du séjour a été validée (bouton Valider le séjour),

• Annulé : indique que le séjour a été annulé.

Cette information est reprise dans l’écran des séjours (Séjours > Séjours)