Ecran Taxes de séjour

Présentation de l’écran

HippoCamp permet la gestion de la collecte et du reversement de la taxe de séjour. Cette fonctionnalité repose sur un paramétrage précis.

Trois modes de collecte sont supportés :

• L’exonération (très facile !),

• Le réel : les taxes sont calculées sur la base de la fréquentation réelle,

• Le forfait : vous versez la taxe de séjour selon une assiette.

Vous allez découvrir dans ce document comment tirer le meilleur parti de la gestion de la taxe de séjour.

Accès à l’écran

Vous accédez à l’écran « taxe de séjour » depuis le menu Gestion > Taxes de séjour.

Pour alimenter les données du tableau des taxes de séjour il est nécessaire d’avoir :

• Créé un supplément : Taxe de séjour paramétré dans Paramètres > Suppléments .

• Associé ce supplément dans le menu Paramètres > Préférences : Paramètres généraux,

• Associé le type de « taxe de séjour » : au réel, exonéré ou au forfait.

Structure de l’écran

L’écran « taxes de séjour » est un écran de recherche. A ce titre, il est composé d’un ensemble de champs de recherches et de filtres, ainsi que d’une partie d’affichage des résultats de la recherche.

Deux modes de consultation des données sont disponibles :

• Sous forme de tableau (affichage par défaut),

• Au jour le jour.

Pour passer d’un mode d’affichage à l’autre, il suffit de cliquer sur les boutons ci-dessous :

Champs de recherche 

Cet écran vous permet de borner la recherche à une période donnée. En effet, chaque Mairie ou communauté de commune décide de la période d’exigibilité et des modalités de collecte. Il vous faut donc être capable d’extraire du logiciel les taxes collectées.

Ainsi, pour lancer la recherche, vous avez le choix :

• Vous spécifiez une date de début et une date de fin,

• Vous utilisez les propositions de périodes à gauche des calendriers.

Si vous avez plusieurs suppléments de type « taxe », vous pouvez choisir de consulter une taxe en particulier dans le menu déroulant.

Données affichées

Les données affichées dans cet écran sont celles des suppléments qui possèdent un attribut « est une taxe ». Reportez vous à la documentation de l’écran Paramètres > Suppléments pour plus d’informations.

En bas du tableau, un récapitulatif des totaux est affiché.

Astuce : vous pouvez également appliquer à vos clients d’autres taxes auxquelles vous seriez également assujetti. Il suffit pour cela de paramétrer le supplément en question avec l’attribut «est une taxe » et de le facturer à vos clients.

Important à comprendre: pour qu’une taxe soit affichée dans l’écran, il suffit qu’elle soit enregistrée dans un séjour (non annulé) dont la date de fin est comprise dans l’intervalle de recherche.

Exemple : deux taxes de séjour sont enregistrées pour un séjour allant du 1^er au 14 juillet. Vous lancez la recherche du 1^er au 13 juillet, le logiciel ne trouve rien. Vous lancez la recherche du 13 juillet au 20 juillet, le logiciel trouve la taxe de séjour.

Les informations affichées par le logiciel sont :

• Le numéro de séjour,

• Le type d’emplacements,

• Le nom du client,

• La date de début du séjour,

• La date de fin du séjour,

• Le nombre de personnes enregistrées dans le séjour,

• Le nombre de personnes taxées dans le séjour,

• Le nombre de personnes exonérées dans le séjour,

• Le libellé de la taxe,

• Le nombre de nuitées,

• Le nombre de nuitées taxées,

• Le prix unitaire de la taxe,

• L’éventuelle remise,

• Le montant de la taxe de séjour pour l’emplacement du séjour.

Règles de calcul du nombre de : personnes, de taxes, d’exonération

Ces calculs sont effectués par le logiciel. L’exactitude du calcul repose sur une saisie correcte de votre part.

Pour l’exemple, nous allons raisonner sur un séjour composé de :

• 1 forfait 2 personnes pour 6 nuitées,

• 1 supplément bébé pour 6 nuitées,

• 1 supplément visiteur pour 1 nuitée,

• 2 taxes de séjour pour 6 nuitées.

Soit :

• Nombre de personnes enregistrées dans le séjour : 1 forfait 2 personnes + 1 bébé = 3

• Nombre de personnes taxées : 2 taxes de séjour = 2

• Nombre d’exonération = 3 – 2 (le logiciel fait une soustraction)

Paramétrage du logiciel

Note : ce paramétrage est effectué en amont par nos soins, néanmoins, il est utile que vous sachiez comment les choses ont été conçues

• Exemple de paramétrage dans l’écran des suppléments

Le logiciel m’affiche des exonérations négatives ! Pourquoi ?

Si le logiciel vous affiche des exonérations négatives, c’est que vous avez oublié, par exemple, d’ajouter au séjour des suppléments comptants pour des personnes.

Le cas le plus courant est celui de la location de mobil homes pour lequel vous appliquez par exemple 4 taxes de séjour, sans pour autant enregistrer 4 suppléments « Personne incluse » dont le tarif est à 0,00 € mais qui comptent au final pour 4 personnes.

Imprimer le tableau des taxes de séjour

Une fois que vous avez affiché les données qui vous intéressent, vous lancez simplement l’impression en cliquant sur le bouton « Imprimer ».

Exporter vers un tableur type Excel

Cliquer sur le bouton « exporter » pour ouvrir ou enregistrer le fichier, vous pouvez le retravailler pour qu’il corresponde aux données demandées par l’organisme collecteur de la taxe de séjour.

Consultation des données au jour le jour

Dans ce mode de consultation des données, le logiciel vous affiche les totaux de la taxe collectée au jour le jour.

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