Ecran Arrivées / Départs

📚 Présentation de l’écran : Gestion > Arrivées / Départs

Cet écran est accessible depuis le menu Gestion > Arrivées / Départs. Il affiche toutes les entrées et les sorties prévues durant une période donnée. 

Cet écran est votre allié à la réception, car il vous permet de retrouver facilement les fiches séjours de vos clients, qu’ils soient sur le point d’arriver ou de partir.

Cet écran vous permet également de vous situer dans votre journée en vous donnant une indication précise des séjours qui vont commencer ou se terminer.

En un clin d’œil, vous savez également si vos clients ont déjà soldé leur séjour ou non, grâce à une indication visuelle simple, sous forme de barres colorées

📁 Structure de l’écran Arrivées / Départs

L'écran est composé de 4 parties distinctes :

• une synthèse des nombres d’arrivées / départs / présents / solde impayés,

• un calendrier et des filtres de recherches,

• la liste des résultats sous forme de tableau,

• un graphique des arrivées et des départs.

Par défaut, l’écran vous affiche les séjours commencés ou qui se terminent à la date du jour. De nombreux filtres vous permettent d’afficher les séjours selon votre recherche. Ces filtres sont détaillés dans les paragraphes suivants .

Synthèse de l'écran

L’écran Arrivées/Départs présente quatre blocs de synthèse permettant de suivre rapidement l’activité de l’établissement.

Ces blocs font également office de filtres : cliquez sur l’un d’eux pour afficher, dans la liste des résultats ci-dessous, uniquement les séjours concernés d’aujourd’hui.

→ Arrivées

Ce bloc indique le nombre de clients attendus à leur arrivée pour la journée sélectionnée.

Le détail situé sous la barre de progression précise le nombre d’arrivées déjà enregistrées par rapport au nombre total d’arrivées prévues.

→ Départs

Ce bloc indique le nombre de clients dont le départ est prévu pour la journée sélectionnée.

Le détail précise le nombre de départs déjà enregistrés par rapport au nombre total de départs prévus.

→ Présents

Ce bloc indique le nombre de clients actuellement présents dans l’établissement.

La barre de progression présente le nombre de clients présents par rapport à la capacité totale ou au nombre total de personnes attendues.

→ Solde impayé

Ce bloc affiche le montant total restant à régler pour les réservations concernées.

Le nombre indiqué sous le montant correspond au nombre de réservations présentant un solde impayé.

Filtres disponibles

🔍 Rechercher les Arrivées/Départs durant une période donnée

Cliquez sur le calendrier pour sélectionner la période à consulter dans le champ de recherche, soit par la saisie de la date, soit par la sélection sur le calendrier ou bien par les suggestions de périodes (aujourd’hui, demain, les 7 prochains jours…)

🔍 Rechercher et filtrer les séjours

La zone de recherche permet d’afficher rapidement les séjours correspondant à vos besoins. Vous pouvez rechercher un séjour par le nom du client, sa référence ou affiner les résultats à l’aide de filtres complémentaires.

→ Recherche par nom du client

Saisissez le nom, ou une partie du nom, du client dans le champ Recherche par nom client.

La liste affiche les séjours correspondant au nom renseigné. Cette recherche est particulièrement utile lorsque vous connaissez le client, mais que vous ne disposez pas de la référence de son séjour.

→ Recherche par référence

Saisissez la référence du séjour dans le champ Recherche par référence.

Cette recherche permet de retrouver directement le séjour associé à la référence renseignée.

→ Filtre « Est réglé ? »

Le filtre Est réglé ? permet de sélectionner les séjours selon leur situation de règlement.

Vous pouvez notamment afficher :

Filtres avancés

Cliquez sur l’icône représentant des réglages pour afficher les filtres complémentaires.

Après avoir renseigné vos critères, cliquez sur Filtrer pour actualiser la liste des résultats.

Utilisez le bouton Réinitialiser, représenté par une gomme, pour supprimer les critères appliqués et retrouver l’affichage initial.

📁Informations affichées dans les résultats de recherche

Sous les filtres s’affiche la liste des séjours, qui présente les principales informations détaillées ci-dessous :

Statut	Indique le type de séjour (Passage, Option/devis, Résidentiel, sous-location). Indique le numéro de réservation. Un survol ou un clic vous permet de consulter les notes liées au séjour. Indique l’origine du séjour (téléphone, email, Ctoutvert, réception, etc…) Indique le statut du séjour (À venir / Arrivé / Passé)
Client	Indique le ou les clients associé(s) au séjour, ainsi que son pays de résidence (signalé par un drapeau), s’il fait partie des clients habitués (étoile), et un raccourci vers son adresse mail pour le contacter. Indique le nombre de personnes qui séjournent pour les statistiques Insee. Indique le montant qui reste à payer sur le solde du client (tickets, ventes annexes, séjour…).
Total séjour	Indique le prix total TTC du séjour. Les barres de progression situées en dessous du tarif indiquent le taux de facturation et le taux d’encaissement.
Emplacement	Indique le ou les emplacements au sein du séjour, un clic sur l’emplacement permet d’accéder aux détails de l’emplacement.
	Indique si le client est arrivé ou non,
	Indique si le client est parti ou non,
Date Début	Indique la date de début du séjour
Date fin	Indique la date de fin du séjour
Clé à écrous 🔧	Indique si une intervention est en cours ou programmée sur le séjour.

→ Lorsqu’un séjour comporte des notes, une pastille “Notes séjour” est affichée. Un survol de souris ou un clic sur cette pastille déclenche l’affichage des notes du séjour :

📁Informations affichées au survol de la souris

Lorsque votre souris survol la réservation vous avez accès à 2 boutons :

Voir le séjour	Vous arrivez alors sur l’écran de création d’un séjour. Reportez-vous à la documentation de l’écran Séjours > Nouveau Séjour pour plus d’informations.
	Editer la réservation : accès a la réservation du client Envoyer un e-mail : ouvre votre logiciel de messagerie pour envoyer un e-mail. Appeler : affiche le numéro de téléphone Solder le client : ouvre l'écran du solde total du client.

🔍 Aperçu d’un séjour

Un clic sur la ligne de la réservation ouvre un aperçu du séjour concerné.

Cet aperçu indique :

• Les principales informations du séjour

• Le montant déjà payé par le client.

• Chaque emplacement du séjour avec ses dates propres, son tarif, et le détail des suppléments (ex. "2 × Campeur(s) supplémentaire(s) + 18 ans")

✏️ Modifier le statut Arrivées / Départs par traitement en masse

Pour enregistrer l'arrivée ou le départ de plusieurs réservations, vous pouvez utiliser le traitement de masse. Cochez les séjours concernés puis cliquez sur l’onglet traitement de masse en bas de page. Une fenêtre s’ouvre pour permettre de faire arriver ou partir l’ensemble des séjours sélectionnés.

🖨️ Imprimer les Arrivées Départs 

En cliquant sur le bouton “Imprimer”, une fenêtre s’ouvre vous proposant les informations à imprimer. Idéal pour avoir des impressions adaptées selon les besoins du service réception ou ménage par exemple.

💾 Exporter les Arrivées Départs 

En cliquant sur le bouton « Actions », le logiciel vous propose d’exporter le contenu de l’écran dans un fichier au format Excel.

Vous avez la possibilité de personnaliser votre fichier et de sélectionner uniquement les colonnes qui vous intéressent à l’aide des filtres qui importent aux services concernés.

Les paramètres peuvent être conservés pour gagner du temps lors des prochains exports.

Le fichier exporté s’intitule « AAAA-MM-DD_ExportArriveesDeparts.csv », ou bien « AAAA-MM-DD » qui fait référence à la date du jour. 

Le lien de téléchargement vous est envoyé sur le mail rattaché à votre compte utilisateur.

📈 Graphique des arrivées et des départs

En bas de page, un graphique retrace l'évolution des arrivées et des départs sur les quatre semaines encadrant la date sélectionnée. La date du jour est mise en évidence par un repère vertical, ce qui permet de se situer immédiatement dans la période affichée et d'anticiper les pics d'activité à venir.

Le menu accessible via les trois barres en haut à droite du graphique propose :

• Afficher en plein écran

• Impression du graphique

• Téléchargement au format PNG

• Téléchargement au format JPEG

• Téléchargement au format SVG (image vectorielle)

• Export des données au format CSV

• Export des données au format XLS

• Afficher les données sous forme de tableau