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Ecran Faire le point

📚 Présentation de l’écran Faire le point

Cet écran est accessible depuis le menu Gestion > Faire le point

De manière générale, cet écran a vocation à dresser la liste des dossiers qui nécessitent votre attention.

Par exemple, tous les séjours vides (sans emplacement, ni client), sans taxe de séjour ou qui ne rentrent pas dans les statistiques de fréquentation y sont listés.

Concernant les factures, il en va de mĂŞme : le logiciel dresse la liste des acomptes non rĂ©glĂ©s, des sĂ©jours sans facture de solde.

Pour aller plus loin dans vos procédures de contrôle, une documentation dédiée est disponible en suivant ce lien : Points de contrôle en cours et en fin de saison


🗂️ Structure de l’écran Faire le point

L’écran « Faire le point Â» est composĂ© de diffĂ©rentes parties.

Les dossiers qui nécessitent votre intervention s’ajouteront dans les sections concernées au fur et à mesure. Il suffit de cliquer sur le titre de la section pour afficher son contenu.

Les dossiers sont affichés par exercice comptable. Les dates de votre exercice se définissent dans l'écran Paramètres >Préférences : Section Préférences comptables

Deux icĂ´nes sont prĂ©sentes au bout de chaque titre de section, la première pour actualiser les rĂ©sultats et la seconde pour ignorer la section le temps de la session. A la prochaine ouverture de l’écran « Faire le point Â», les rĂ©sultats seront prĂ©sents Ă  nouveau.

Vidéo : Déroulement de l'écran Faire le Point


Voici le dĂ©tail des sections : 

➡️ Séjours vides

Lorsque vous abandonnez la saisie d’un sĂ©jour en cours de route, il se peut que le client et/ou l’emplacement n’aient pas Ă©tĂ© saisis. NĂ©anmoins, le logiciel conserve le sĂ©jour au statut brouillon. Cette section vous affiche les sĂ©jours dits « vides Â». Pour les effacer, il suffit de cliquer sur le bouton « Supprimer Â» qui est affichĂ© lorsque vous avez des sĂ©jours vides.


➡️ Séjours avec client sans emplacement

De la mĂŞme manière que prĂ©cĂ©demment, vous pouvez Ă©galement avoir des sĂ©jours avec client mais sans aucun emplacement. Vous effacez simplement ces sĂ©jours en cliquant sur le bouton « Supprimer Â» qui est affichĂ© lorsque vous avez des sĂ©jours avec client sans emplacement.


➡️ Factures d’avoir non soldées

Une facture d’avoir sert à annuler une facture classique ou encore rectifier une erreur de facturation. Tant que l’avoir n’est pas payé (décaissé), le logiciel considère la facture comme étant non soldée, et l’interprète comme un crédit client à utiliser pour une future prestation.

Cette section vous affiche donc tous les avoirs non réglés dans le but de faciliter la gestion en cours ou en fin de période.


➡️ Factures d’acompte non réglées

Comptablement, un acompte est rĂ©putĂ© ĂŞtre payable sans dĂ©lai, contrairement Ă  une facture « de solde Â». Lorsque vous Ă©ditez un acompte, vous devriez donc obtenir rapidement son règlement. 

Le bouton de la colonne « gĂ©rer Â» vous permet d’accĂ©der directement Ă  la facture en question.


➡️ Séjours avec factures d’acompte mais sans factures de solde

Comptablement, le chiffre d'affaires est réalisé à l’émission de la facture de solde. Il s’agit d’une différence notoire entre facture d’acompte et facture de solde. Ainsi, si des séjours sont facturés avec au moins un acompte et aucune facture de solde, votre chiffre d’affaires est faux.

Cette section vous permet donc d’isoler rapidement les séjours qui doivent faire l’objet d’une facturation de solde.

Note importante : s’il reste 0,00 € Ă  facturer sur le sĂ©jour, vous ne pourrez Ă©mettre une facture complĂ©mentaire. Il conviendra alors d’éditer une facture d’avoir sur la facture d’acompte afin de réémettre une facture de solde.


➡️ SĂ©jours sans taxe de sĂ©jours 

La plupart du temps, vous êtes assujetti à la collecte de la taxe de séjour au réel.

Les sĂ©jours n’ayant pas de supplĂ©ment de type « taxe de sĂ©jour Â» sont affichĂ©s ici. Vous accĂ©dez au dĂ©tail du sĂ©jour ou Ă  son Ă©dition directe Ă  l’aide des boutons situĂ©s dans la colonne « gĂ©rer Â».

L’icône de la corbeille rouge sert à ignorer l’anomalie. Utile pour purger la liste si le séjour ne contient pas de taxe de séjour s’il s’agit par exemple d’une exonération ou d’une prise en charge d’un tour opérateur.

Note : si vous ĂŞtes exonĂ©rĂ© de taxe de sĂ©jour ou bien assujetti au forfait, cette section n’est pas affichĂ©e dans le logiciel. Cette prĂ©fĂ©rence se gère dans l’écran Paramètres > PrĂ©fĂ©rences.


➡️ Séjours avec dates de taxes de séjour incohérentes

Si un sĂ©jour apparaĂ®t dans cette section c’est que les dates du supplĂ©ment taxe(s) de sĂ©jour ne correspondent pas aux mĂŞmes dates que celles du sĂ©jour. 

Cela peut arriver si les dates du séjour ont changé et que vous n’avez pas modifié les dates du supplément taxe(s) de séjour.

L’icône de la corbeille rouge sert à ignorer l’anomalie. Utile pour purger la liste si le séjour ne contient pas de taxe de séjour s’il s’agit par exemple d’une exonération ou d’une prise en charge d’un tour opérateur.


➡️ Séjours sans suppléments de type personne

Sauf en cas de garage mort, vos emplacements sont occupĂ©s par des personnes. 

HippoCamp comptabilise le nombre de personnes au sein de chaque sĂ©jour Ă  l’aide de l’attribut « Est une personne Â» dĂ©fini pour chaque supplĂ©ment. Les sĂ©jours qui ne comportent aucune personne sont listĂ©s ici.

Pour information, le nombre de personnes au sein d’un séjour sert à :

  • Calculer les statistiques INSEE,

  • Calculer les statistiques de frĂ©quentation du camping (Ecran Statistiques > Taux d’occupation),

  • Calculer le nombre de personnes exonĂ©rĂ©es de la taxe de sĂ©jour pour chaque sĂ©jour (par dĂ©duction). Voir la documentation de l’écran Gestion > Taxes de sĂ©jour.

Pour en savoir plus sur cet aspect du logiciel, consultez la documentation de l’écran Paramètres > Suppléments.

L’icĂ´ne de la corbeille rouge de la colonne « gĂ©rer Â» vous permet d’ignorer cette anomalie pour purger la liste si un sĂ©jour ne devrait pas y ĂŞtre.

V4.0.16– 09/08/2023 – Propriété exclusive de HippoCamp

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