COMPTA : Points de contrôle en cours et en fin de saison

Nous vous recommandons d'effectuer des contrôles réguliers de vos saisies dans le logiciel HippoCamp. Cette pratique présente de nombreux avantages, notamment celui de garantir que la comptabilité dans le logiciel reflète fidèlement les ventes réalisées, vous permettant ainsi d'obtenir un bilan comptable précis. En procédant à ces vérifications tout au long de la saison, vous éviterez un long travail de contrôle à la fin de celle-ci.

📘 Procédure en accéléré

1. Régulariser les dossiers présents dans Gestion > Faire le point

2. Vérifier l'utilisation du moyen de paiement Avoir

3. Contrôler le statut des factures

4. Contrôler l'état des séjours

5. Vérifier la situation des caisses

🧭 Régulariser les dossiers présents dans Gestion > Faire le point

→ Supprimer les séjours sans client ni emplacement

Il s'agit probablement d'un début de saisie de séjour qui n'a pas abouti. Il suffit de cliquer sur supprimer pour supprimer l’ensemble de ces séjours non validés.

→ Contrôler les factures d'avoir non soldées

Les seules factures devant figurer dans cette liste sont celles des clients disposant d'un crédit pour une future prestation.
Pour les autres factures, il faut les analyser et les solder.

📹 En vidéo : Qu’est-ce qu’une facture d’avoir non soldée ?

📹 En vidéo : Comment transformer une facture d’avoir en facture de solde, lorsque le crédit client n’a pas été consommé par le client ?

→ Contrôler et régulariser les factures d'acompte non réglées

Un acompte est réputé être payable à réception de facture.

Deux cas sont possibles : un oubli de saisie du règlement ou l' absence de règlement (donc relance à faire).

→ Contrôler et régulariser les séjours avec une facture d'acompte mais sans facture de solde.

Pour qu'un séjour génère du chiffre d'affaires en comptabilité, il faut solder sa facturation par le biais d'une facture de solde.
Soit la facture de solde est manquante, et il faut la générer.
Soit le séjour a été modifié ou annulé et vous conservez le montant de l'acompte, il faut annuler la facture d'acompte pour réaliser une facture de solde du montant conservé.

📹 En vidéo : Comment transformer une facture d’acompte en facture de solde ?

→ Régulariser les séjours sans taxes de séjour ou sans supplément de type de personne

Vous pouvez ajouter les taxes et les suppléments de personne ou ignorer l'alerte en cliquant sur la corbeille de la colonne gérer pour faire place nette pour la saison prochaine.
Nous vous conseillons de consulter cet écran régulièrement pour ajouter les suppléments oubliés au fur et à mesure sur les séjours.

🧭 Vérifier la bonne utilisation du moyen de paiement AVOIR

Les étapes :

• Rendez-vous sur l'écran Compta > Synthèse comptable.

• Faites une recherche sur l'année en cours et regarder le montant des encaissements avec
  le moyen de paiement AVOIR.
  Si le total est à 0€ tout va bien!

Si ce n'est pas le cas, vous avez des factures à rectifier.
Le moyen de paiement avoir, correspond à un virement interne.
Lorsqu'il sert à encaisser une facture, il faut qu'il décaisse une facture d'avoir du même montant.
Exemple : si l'on décaisse -100€ en avoir sur une facture d'avoir, on va l'encaisser sur une autre facture +100€
L'avoir ne crée pas de trésorerie. 100 - 100 = 0

📹 En vidéo : Explication du moyen de paiement AVOIR et corriger les erreurs

🧭 Contrôler le statut des factures

L'écran Compta > Factures va vous permettre de rechercher les factures nécessitant une intervention.

Transformer les factures Proformas "oubliées" en facture de solde

→ Utiliser le filtre type de facture : Proforma

📹 En vidéo : Comment transformer une facture proforma en facture de solde ?

Rechercher les factures non payées

→ Utiliser le filtre Etat de paiement : pas payé

🧭 Contrôler le statut des séjours

L'écran Vente > Séjours regroupe l'ensemble des séjours saisis sur votre logiciel.
En utilisant les filtres suivants, vous allez pouvoir contrôler que l'ensemble de vos dossiers sont correctement traités.

Si vous avez des séjours qui apparaissent à la suite de cette recherche, il faudra contrôler et régulariser ces séjours.

📹 En vidéo : Comment contrôler les séjours passés ?

🧭 Vérifier les situations des caisses

Avez-vous saisi les remises en banque dans HippoCamp ?
Le montant de votre encours caisse correspond au montant physiquement présent dans votre caisse ?

A partir de l'écran Vente > Gestion Caisse : Contrôler les différentes caisses : Camping, épicerie, restaurant...

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