Présentation de la fonctionnalité de gestion automatique des devis
HippoCamp comporte un module de gestion automatique des devis. Cette fonctionnalité consiste à relancer automatiquement les devis restés sans réponses et à les faire expirer au bout d’un certain temps après relance.
Paramétrage de la gestion automatique des devis
Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée dans le logiciel. Pour l’activer, il suffit de vous rendre dans l’écran Paramètres > Préférences, au niveau de la section intitulée « Gestion automatique des devis »
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Gestion automatique des devis : Active ou pas la gestion automatique des devis
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Relance des devis : Nombre de jours au bout desquels la relance des devis a lieu
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Expiration des devis : Nombre de jours après relance après lesquels l’expiration des devis a lieu
Constitution d’un devis
Dans HippoCamp, un devis est lié à un séjour et possède un statut. Ce statut peut être « En attente », « Accepté » ou « Expiré ».
Un devis comporte également d’autres informations, parmi lesquelles :
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Devis envoyé : indique si le devis a été envoyé
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Devis Relancé : indique si la relance du devis a été envoyée
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Devis Expiré : indique si l’expiration du devis a eu lieu
Note : les informations « Relance du devis » et « Expiration du devis » peuvent être modifiées manuellement depuis l’écran devis (accessible depuis Séjours > Devis)
Fonctionnement de la relance automatique des devis
Chaque matin à 9h00, HippoCamp récupère les devis dont le statut est « En attente » et dont la date de création excède la valeur du paramètre Relance des devis.
Le traitement s’effectue ainsi :
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Si le client associé au devis possède une adresse email, HippoCamp se charge alors d’envoyer au client un email de relance, paramétré depuis l’écran Paramètres > Documents > Email Relance devis.
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Le statut du devis reste à « En attente » , l’information « Relancé » est passée à oui.
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En fin de traitement, HippoCamp vous fait parvenir un récapitulatif des devis traités.
Modèle par défaut de l’email de relance de devis
Exemple d’email récapitulatif des relances
Grâce à cet email récapitulatif, vous accédez en un clic au devis ou au séjour concerné.
Fonctionnement de l’expiration automatique des devis
Chaque matin à 9h00, HippoCamp récupère les devis dont le statut est « En attente » et dont la date de relance excède la valeur du paramètre Expiration des devis.
Le traitement s’effectue ainsi :
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Si le client associé au devis possède une adresse email, HippoCamp envoie au client un email d’expiration du devis, paramétré depuis l’écran Paramètres > Documents > Email Relance devis, l’information « Expiré » est passée à oui.
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Le statut du devis est changé à « Expiré»
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Le séjour rattaché au devis est annulé, les emplacements sont donc de nouveau disponibles à la vente
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En fin de traitement, HippoCamp vous fait parvenir un récapitulatif des devis expirés.
Modèle par défaut de l’email d’expiration du devis
Exemple d’email récapitulatif des expirations des devis
Conclusion : vous connaissez désormais les rouages de la gestion automatique des relances et expirations des devis dans hippocamp !