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Objectif de la fonctionnalité Prolongation automatique des séjours

Cette fonctionnalité a pour but de gérer les séjours qui sont en cours et dont la date de fin n’est pas encore déterminée par les voyageurs. 

Elle permet de gérer principalement les voyageurs de passage qui décident au jour le jour de leur programme et de leur départ. Ainsi leur séjour n’étant pas encore facturé entièrement (la facture partielle, de l’acompte, n’est pas prise en compte) va se voir prolonger d’une nuitée chaque jour, de façon automatique, jusqu’à ce qu’une facture clôture le séjour. 

Le traitement s’effectue dans le système tous les jours à 4h00 du matin.

Les cas concernés par la prolongation automatique

• Les séjours avec une date de fin J+1

• Les séjours qui ne sont pas facturés entièrement (facture de solde non-éditée)

• Les séjours de type Réservation

• Les séjours sur des emplacements libres le lendemain

Les cas exclus : les options, les interdictions de vente, les séjours résidentiels, les séjours de sous location, les séjours ayant fait l’objet d’une facturation du solde. 

Les conséquences de la prolongation automatique

• La date de départ sera prolongée d’une journée (J+1)

• Le montant de l’hébergement sera recalculé

• Les suppléments qui initialement prenaient fin le jour J seront prolongés à J+1 (seuls les suppléments encore effectifs au Jour J seront prolongés)

De ce fait si un séjour se déroule du 03 Avril au 06 Avril et que les 2 premières nuits les voyageurs étaient 4 adultes et qu’à partir du 05 Avril ils ne sont plus que 2 alors lors de la prolongation du séjour seulement 2 suppléments adultes seront prolongés d’une nuit.

• Le montant des suppléments sera donc recalculé

• Le montant total du séjour sera recalculé

Cette fonctionnalité est une option, un mode de gestion, qui doit être activée par le Camping dans son logiciel HippoCamp.

ATTENTION : Les  cas particuliers

• Si un séjour dispose d’un tarif bloqué, son tarif ne sera pas mis à jour après prolongation

• Les assurances annulation ne sont pas mises à jour suite à la prolongation du séjour. En effet, le logiciel considère que si le séjour se prolonge, c’est qu’il a débuté et que l’assurance annulation n’a pas à être mise à jour

Activation du mode Prolongation automatique des séjours

Pour activer le mode Prolongation automatique des séjours il faut se rendre dans le menu Paramètres -> Préférences. 

Ensuite dans les Paramètres globaux vous devez cliquer sur Oui au niveau de la Prolongation automatique des séjours, comme ci-dessous :

Enfin cliquez sur Enregistrer.