Espace Client HippoCamp
Objectif de la fonctionnalité Espace client
L’espace client est un lien direct entre le voyageur et l’établissement. Il permet au voyageur d’accéder à ses données personnelles et ses séjours en offrant un système flexible, sécurisé et multilingue (français, anglais et espagnol).
Le voyageur peut :
Saisir et modifier ses informations personnelles (coordonnées et préférences)
Valider ses devis
Gérer / annuler ses réservations
Consulter / payer (si un système de paiement en ligne est mis en place) ses factures
Accepter vos CGV en signant électroniquement les contrats
L’établissement de son côté reçoit les données en temps réel et des traitements automatisées se déclenchent.
L’intérêt pour l’établissement :
Améliorer son taux de séjours en direct en offrant un espace personnel au client, accessible 24h/24 et 7J/7.
Augmenter et sécuriser ses revenus en proposant un système de paiement en ligne directement connecté à son logiciel de gestion.
Gérer plus facilement ses résidents en leur donnant accès à un espace pour valider leur contrat de façon électronique, payer leur loyer et obtenir leur facture.
Réduire le nombre de tâches administratives gérer à l’accueil et améliorer la rapidité de transmission des documents.
Comment et dans quel cas utiliser l’Espace client ?
L’Espace client est donc un espace de partage d’information avec votre ou vos voyageur(s). Il est propre à chaque client et non pas à chaque séjour. Ainsi votre client verra sur cet espace l’ensemble de son historique dans votre établissement. C’est un espace sécurisé puisqu’il est crypté et accessible uniquement par un lien communiqué au voyageur.
Il vous faudra simplement communiquer ce lien sécurisé à vos clients et donc l’intégrer dans vos e-mails (devis, confirmation de réservation, facture, contrat). Vous pouvez également vous informer sur nos solutions de paiement en ligne afin d’avoir une solution intégrée.
L’Espace Client est un bon moyen de gérer vos résidents plus facilement : ils peuvent renseigner la liste des personnes autorisées à séjourner sur l’emplacement, payer leur loyer et en début d’année signer rapidement leur contrat de façon électronique.
Mettre en place l’Espace client
Vous avez deux moyens de connaitre et communiquer le lien vers l’Espace client à vos voyageurs :
Dans la fiche client : vous pouvez obtenir le lien personnel du voyageur en se rendant dans sa fiche. A chaque création d’un nouveau client dans votre base de données, un lien crypté est alors généré. Vous pouvez le retrouver dans le champ Mon espace client :
Des tags / mots clés génèrent le lien vers l’Espace client lors de l’envoi d’un email au voyageur :
[LIEN_ESPACE_CLI] : Lien vers le portail client où celui-ci peut consulter le détail de ses séjours, signer ses documents, payer en ligne et modifier ses informations personnelles.
Des tags / mots clés génèrent le lien vers des documents spécifiques lors de l’envoi d’un email au voyageur :
[LIEN_CONTRAT] : Lien pour le client, vers le contrat à signer.
[LIEN_DEVIS] : Lien pour le client, vers le devis à signer.
[LIEN_FACTURE] : Lien pour le client, vers la facture.
Pour les établissements disposant d’un système de paiement en ligne, des tags / mots clés génèrent le lien vers les étapes de paiement lors de l’envoi d’un email au voyageur :
[LIEN_PAIEMENT_ACOMPTE] : Lien de paiement par carte bleue pour l'acompte.
[LIEN_PAIEMENT_SOLDE] : Lien de paiement par carte bleue pour le solde.
Il va falloir modifier l’ensemble de vos emails afin d’y intégrer le lien.
Pour se faire vous devez aller dans Paramètres -> Documents
N’hésitez pas à consulter la documentation sur l’écran Documents
Nous vous conseillons de mettre en valeur ce lien pour que le voyageur l’identifie rapidement (taille d’écriture, couleur de texte, couleur de fond).
Présentation de l’Espace client
L’accueil
En haut à gauche : le voyageur retrouvera des informations sur votre établissement
Nom et logo + lien vers votre site web
Vos dates d’ouverture
Le lieu de l’établissement
Le numéro de téléphone
En haut à droite : le menu de navigation sur l’espace client
Un bouton Accueil
Un raccourci vers l’historique des séjours
Un raccourci vers les données personnelles du client – Prénom Nom
Un accès vers la plateforme en français, anglais ou espagnol
En bas à gauche : un message de présentation de l’espace client.
En bas à droite : Mes infos, un espace pour inviter le voyage à vérifier ses coordonnées et / ou à la compléter.
Enfin en dessous de ces données le voyageur retrouve l’ensemble de ces séjours à venir avec le bouton voir afin de les consulter.
Mes infos personnelles
Dans cet écran le voyageur est invité à vérifier ses informations et éventuellement à les mettre à jour s’il souhaite ajouter ou corriger des informations.
Les informations sont immédiatement mises à jour dans le logiciel HippoCamp.
Mes séjours
Dans cet écran le voyageur retrouve l’ensemble de son historique de séjours. Il peut alors cliquer sur voir pour consulter un séjour et accéder au :
Règlement du séjour
Ses factures
Son contrat
La gestion de son séjour
L’écran séjour
Dans cet écran tout d’abord le voyageur peut retrouver la référence de son séjour. Dans notre cas Réf 312. Il retrouve également un certain nombre de données :
Le nombre de personnes
Le nombre de document (facture, contrat)
Le montant total du séjour
Le montant restant à payer avec le bouton Payer pour accéder à l’interface de paiement en ligne
Le détail du séjour : la catégorie d’hébergement réservée et les suppléments
Les accompagnants, c’est-à-dire les personnes participant au séjour avec la possibilité d’en enlever ou d’en ajouter
Le voyageur peut également Annuler son séjour depuis cet écran puisqu’il dispose d’un bouton rouge en bas : Annuler votre séjour.
soit en rentrant les coordonnées (prénom, nom et date de naissance)
soit en le ou les sélectionnant dans la liste d’anciens accompagnants.
L’écran documents
Cet écran permet de répertorier tous les documents associés à un séjour :
Le contrat entre le voyageur et votre établissement
La facture des prestations (acompte, solde)
Ainsi à partir d’ici le voyageur peut signer son contrat électroniquement. En cliquant sur le Contrat 28 il va pouvoir consulter et accepter les mentions du contrat comme ci-dessous :
Pour signer le document il suffit simplement de se rendre dans le rectangle en dessous de Signature et de signer à l’aide de sa souris puis de valider et donc accepter le contrat.
Une fois le contrat signé l’information est immédiatement transmises dans le séjour du client dans le logiciel HippoCamp.
Le voyageur peut également régler sa ou ses facture(s) en cliquant sur Payer SI un système de paiement en ligne a été mise en place. Le cas échéant le bouton Payer n’apparaitra pas et le voyageur devra se mettre en contact avec l’établissement.
Avec un système de paiement en ligne, le voyageur est invité à rentrer ses coordonnées de carte bancaire dans l’interface PayPlug afin de procéder au paiement :
Pour plus d’informations vous pouvez consulter la documentation sur la mise en place d’un système de paiement en ligne.
Concernant les Devis, c’est-à-dire les séjours en type de séjour Option ils apparaissent également dans la liste des séjours à venir sur l’écran d’accueil et plusieurs actions sont possibles :
Consulter son devis
Modifier la liste des participants
Consulter le document Devis s’il a été généré par l’établissement et le signer afin de le valider
Payer un acompte / le solde si un système de paiement en ligne est configuré.