Ecran Séjours

📚 Présentation de l'écran Vente > Séjours

Cet écran fait partie des écrans principaux du logiciel, car il permet de visualiser tous les séjours enregistrés dans le logiciel et de les retrouver facilement à l’aide des filtres disponibles.

📁 Structure de l'écran

L'écran Séjours est scindé en deux grandes parties :

• Partie critères de recherche et filtres (en haut de l'écran)

• Partie affichage des séjours (tableau des résultats)

🔍 Présentation des critères de recherche

Cases à cocher

Quatre cases à cocher permettent d'affiner rapidement l'affichage sans passer par les filtres déroulants :

• Non réglé uniquement : affiche que les séjours dont le paiement n'est pas totalement soldé (reste à payer supérieur à 0€).

• Avec Assurance : affiche que les séjours ayant souscrit une assurance annulation.

• Annulés uniquement : affiche que les séjours ayant le statut « Annulé ».

• Exclure les annulés : masque tous les séjours annulés, quel que soit le filtre de statut sélectionné.

Recherche par référence, nom client, ou emplacement

Trois champs de recherche libre permettent de retrouver rapidement un séjour précis, sans passer par les filtres déroulants :

• Recherche par référence : recherche un séjour à partir de son numéro de réservation.

• Recherche par nom client : recherche tous les séjours associés à un client à partir de son nom.

• Nom d'emplacement : recherche les séjours associés à un emplacement précis (ex. "Chalet 3 Chambres C03").

Filtrer par "Type de séjour"

Vous pouvez filtrer les séjours par leur type en modifiant la valeur de la liste déroulante intitulée « Type de séjour ». Les valeurs possibles sont :

• Réservation,

• Option,

• Séjour Résidentiel,

• Interdiction de Vente,

• Sous-location.

Filtrer par "Origine Séjour"

Vous pouvez filtrer les séjours par leur origine en modifiant la valeur de la liste déroulante intitulée « Origine ». Les valeurs possibles sont celles définies dans l'écran Paramètres > Origines Séjours.

Il s'agit du canal par lequel le client est arrivé (Réception, site internet, téléphone, Office de Tourisme, CtoutVert, etc.).

Filtrer par "Critère de temps"

Le logiciel détermine le statut temporel du séjour par rapport à la date du jour :

• Le séjour est passé,

• Le séjour est en cours,

• Le séjour est à venir,

Vous pouvez filtrer les séjours selon ce critère en modifiant la valeur de la liste déroulante intitulée « À venir ou passés ».

🗓️ Filtrer par "Date de création"

Vous pouvez filtrer les séjours par leur date de création en modifiant la valeur de la liste déroulante intitulée « Création de séjour ». Les valeurs possibles sont :

• Moins de 3h,

• Moins de 6h,

• Aujourd'hui,

• Hier,

• Cette Semaine,

• Ce mois,

• Cette année,

• 12 derniers mois,

• Année dernière.

💳 Filtrer par "Paiement Offline"

Le module de réservation en ligne HippoBooking permet le paiement en ligne mais aussi hors ligne : par virement ou par chèque, pour que vos clients puissent valider leur réservation sans passer par un paiement en ligne.

Ce filtre vous permet de consulter les clients ayant fait ce choix, afin de pouvoir les relancer si besoin et de contrôler si les paiements vous sont bien parvenus.

🧾 Filtrer par "Niveau de Facturation"

Vous pouvez filtrer les séjours selon leur niveau de facturation en modifiant la valeur de la liste déroulante intitulée « Niveau de Facturation ». Les valeurs possibles sont :

• Sans Facture : aucune facture n'a encore été émise pour le séjour,

• Avec Acompte uniquement : seule une facture d'acompte a été émise, la facture de solde reste à établir,

• Avec facture de solde : la facture de solde a été émise pour le séjour.

Affichage de la recherche

Une fois la recherche effectuée, le logiciel affiche la liste des séjours correspondant à la recherche. Vous pouvez affiner éventuellement les résultats à l'aide des menus déroulants de la partie supérieure du tableau.

🔍 Informations affichées

‌Les informations affichées dans le tableau sont les suivantes :

Type de séjour	Le type de séjour
N° Réservation	La référence cliquable du séjour. Un clic sur la référence vous amène en mode visualisation de la fiche séjour
Création	La date de création du séjour
Origine	Le canal par lequel l'enregistrement du séjour a eu lieu
Assurances / Ref externe TO	Pastille Assurance : indique qu'il s'agit d'un séjour avec une assurance, Pastille avec numéro : indique la référence externe du séjour. Ex : réf ctoutvert 123456 ou réf Pitchup XAJSDHE
Statut	Indique le statut du séjour : En cours (le séjour est en cours), Annulé (le séjour est annulé), A venir (le séjour commence prochainement)
Client	Nom et prénom du client (lien cliquable vers la fiche client) Fidélité du client (étoile, couronne)
Date début	Indique la date de début du séjour
Date fin	Indique la date de fin du séjour
Emplacements	La liste des emplacements occupés par le client
	Indique si l'arrivée du client a bien eu lieu
	Indique si le client a bel et bien libéré son hébergement ou emplacement
Montant TTC	Le montant TTC du séjour ainsi que la représentation graphique de sa facturation et de son encaissement Le montant restant dû apparaît en rouge
Au survol de la souris	Modifier le séjour (vous amène directement sur l'éditeur de séjour)
	Supprimer le séjour

🔍 Informations lors d’un clic sur un séjour

‌Lorsque vous cliquez sur un séjour, un aperçu s’ouvre à droite de votre écran, vous y trouverez toutes informations déjà vu auparavant, ainsi que d’autres informations détaillées présentées ci-dessous :

	N° de réservation - Nom et prénom du client Date d’arrivée & date de fin A droite, un bouton pour ouvrir le séjour dans un nouvel onglet
	Total : Montant TTC du séjour Payé : Montant TTC payé par le client Reste à payer : Montant TTC restant dû par le client
	Pastille Annulé : indique que le séjour a été annulé Pastille En cours d'édition : indique que le séjour est en cours d'édition, n'a pas été validé au minimum une première fois Pastille terminée : Indique la fin de la saisie
	Date d’arrivée & date de fin
	Le canal par lequel l'enregistrement du séjour a eu lieu
	Nom, prénom, n° téléphone, e-mail
	Emplacement attribué au client avec le détail du prix de l’emplacement séparant l'emplacement des suppléments. La date est également visible sous l’emplacement.
	Lien vers la fiche du séjour
	Régler les montants restants dû du client

Envoyer un e-mail et appeler le client

Si le client dispose d'une adresse email, un avion en papier est affichée. Un clic dessus permet de contacter le client par email.

Si le client dispose d'un numéro de téléphone, un téléphone est affichée. Un clic sur le téléphone permet de contacter le client par téléphone.

Signification des barres de progression dans la colonne Montant TTC

Deux barres de progression sont affichées dans la colonne « Montant TTC ». La première barre indique le taux de facturation, la seconde, le taux d'encaissement. En fonction du pourcentage de facturation et d'encaissement du séjour, les codes couleur évoluent :

• Rouge : Moins de 30% ou plus de 100% (trop perçu),

• Orange : Entre 30 et 100% exclus,

• Vert : 100%,

  

• Bleu : Indique la présence d'une facture proforma (document sans valeur comptable).

🖊️ Actions possibles

Modifier un séjour

L'écran de modification du séjour s'ouvre, pour vous permettre de saisir les changements.

Effacer un séjour

En cliquant sur la corbeille vous pouvez effacer le séjour de votre client.

Voir un séjour

Vous accédez à la fiche séjour en cliquant sur la référence du séjour.

Modifier le statut Arrivé

Lorsque le check-in de votre client est effectué, vous cliquez sur l'icône Arrivée.

L'icône se colorie en vert. La sauvegarde est effectuée automatiquement.

Modifier le statut Parti

Lorsque le check-out de votre client est effectué, vous cliquez sur l'icône Parti.

En cas de départ anticipé, cliquer sur l'icône parti vous permet de changer le statut du séjour et de libérer l'emplacement sur le planning.

Cela vous permet également de choisir si vous souhaitez conserver le tarif initial ou recalculer le tarif du séjour.

👤 Créer un nouveau Séjour

Pour créer un nouveau Séjour depuis l'écran des Séjours, vous cliquez sur le bouton intitulé « Nouveau ». La création d'un séjour est documentée dans Séjour > Nouveau Séjour.

👥 Créer un nouveau Séjour Groupe

Pour créer un nouveau Séjour groupe depuis l'écran des Séjours, vous cliquez sur le bouton intitulé « Séjour groupe ». En cliquant sur ce bouton, un pop-up apparaît.

Vous n'avez plus qu'à entrer les dates de séjour souhaitées, le type de séjour, l’origine du séjour. Dans un second temp le type d'emplacement, le nombre d'hébergements souhaités et éventuellement les suppléments à ajouter aux différents séjours.

Cette manipulation est aussi bien utile pour la création d'un séjour groupe que pour une interdiction de vente sur plusieurs emplacements. Exemple l'établissement est fermé pour quelques jours, cela permet de bloquer la vente de ces emplacements.

HippoCamp tentera alors de créer un séjour comportant les N emplacements (N étant le nombre entré dans le champ de saisie Quantité).

📈 Exporter les séjours au format Excel

Intérêt de l'export Excel

Exporter vos séjours dans Excel vous permet de disposer d'informations supplémentaires sur vos séjours. En effet, le fichier Excel comporte plus d'informations qu'à l'écran, notamment en matière de tarifs.

Bouton d'export des séjours au format Excel

Depuis l'écran des Séjours, vous cliquez sur le bouton intitulé « Exporter ». Un pop-up est alors affiché, dans lequel vous entrez les dates de début et de fin d'export ainsi que les informations a inclure à l’export.

Une fois le bouton « Exporter » cliqué, vous retrouvez un fichier Excel dans votre répertoire de téléchargement.

Les séjours exportés sont tous ceux ayant cours entre les dates de début et de fin précédemment renseignées.

Retrouver votre fichier d'export

Une notification apparait pour vous prévenir le prise en compte de votre demande d'export.

Un mail vous sera envoyé dans les 3 minutes avec le lien du fichier Excel à télécharger.

Le fichier respecte la convention de nommage suivante : AAAA-MM-JJ_ExportReservations.csv

Structure du fichier d'export

V5.0.1 – 09/07/2026 – Propriété exclusive de HippoCamp

Toute reproduction, totale ou partielle est soumise à autorisation écrite préalable.