Ecran d'une Facture

📚 Présentation de l'écran Compta > Factures > Facture

L'édition d'une facture est possible depuis un séjour et depuis une vente annexe.

Il existe 4 types de factures : la facture d'acompte, la facture de solde, la facture proforma et la facture d'avoir.

Ci-dessous un tableau récapitulatif des attributs de chaque type de facture :

Structure de l'écran

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Dans la partie gauche, la facture est affichée. Le modèle de base contient

toutes les informations légales devant apparaître sur votre facture. Vous pouvez personnaliser le contenu depuis l'écran Paramètres > Documents

A chaque enregistrement d'un règlement, ce dernier apparaît en bas de la facture.

Dans la partie droite, sont affichés la liste des règlements enregistrés pour la facture ainsi que l'historique des actions effectuées sur la facture.

Chaque règlement peut être effacé ou modifier si cela est effectué après clôture.

Vous corrigez ainsi facilement une éventuelle erreur de saisie lors de l'encaissement. Lorsque vous effacez ou modifiez un règlement, le logiciel en conserve une trace dans l'historique des actions effectuées sur le séjour.

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🖱️ Barre des Boutons d'une facture

Haut de page

En haut de l'écran figurent le numéro et le statut de la facture, ainsi que les principales actions :

• N° de Facture : le numéro de la facture, accompagné d'un badge de statut (ex. impayé)

• Échéance : la date limite de paiement de la facture

• Envoyé : indique si la facture a été envoyée au client (Oui/Non)

• Relancé : indique si une relance a été effectuée auprès du client (Oui/Non)

Boutons disponibles :

• 💳 Encaisser : permet d'enregistrer un paiement sur la facture

• 🪪 Fiche client : accès direct à la fiche du client concerné

• 👤 Solde client : ouvre le menu déroulant des actions liées au document (voir ci-dessous)

• ⚙️ Gerer : accès à des actions de gestion complémentaires sur la facture

Bas de page

En bas de l'écran, un second bandeau récapitule le montant de la facture et propose deux actions :

• Total facturé : le montant total TTC de la facture

• Reste à payer : le montant TTC restant dû

Boutons disponibles :

• ← Retour au Séjour : permet de revenir à l'écran du séjour associé à la facture

• Annuler la facture : permet d'annuler la facture

Menu "Solde client"

En cliquant sur le bouton jaune Solde client, un menu déroulant propose plusieurs actions groupées :

📄 Documents

• Télécharger : télécharge la facture au format PDF

  • Facture originale

  • État des paiements

📤 Communication et suivi

• ✈️ Envoyer un email : envoie la facture par email au client

• 🖨️ Imprimer : imprime la facture

• 🕐 Historique : consulte l'historique des actions réalisées sur la facture

• ✅ Pennylane : indique la synchronisation de la facture avec Pennylane, notre partenaire de facturation électronique

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👁️ Etat de la facture

En haut a gauche de l'écran, vous trouverez différentes informations sur l'état de la facture :

• Le paiement (impayé/payé)

• L'échéance

• Envoyé (Oui/Non)

• Relancé (Oui/Non)

💳 Encaisser un paiement

• Moyen de paiement : Un clic sur l'image correspondant au mode de règlement de votre client.

  Lorsque vous choisissez "Chèque" ou "ANCV", des champs de saisie supplémentaires optionnels sont affichés.

• Encaisser tout : le logiciel renseigne le solde de la facture lorsque vous cliquez sur cette case à cocher. C'est un accélérateur de saisie. Si le montant est différent, taper la somme payée dans la case montant.

• Montant : correspond au montant du règlement que vous enregistrez. Il peut être supérieur au solde de la facture. Cela permet de supporter le cas des chèques vacances sur lesquels vous ne rendez pas la monnaie. Il est donc possible d'encaisser des trop-perçus.

Note : Pour les factures d'avoir, le bouton "encaisser" s'intitule "Décaisser". (rembourser le client)

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Remarques

• Le bouton "Encaisser / Décaisser" n'est affiché que si la facture n'est pas soldée

• Le bouton "Envoyer Relance" n'est affiché que si la facture n'est pas soldée

• Le bouton "Générer un Avoir" n'est pas affiché lorsque la facture visualisée est un avoir

• Le bouton "Supprimer" est affiché lorsque vous visualisez la dernière facture éditée, qu'aucun règlement n'a été saisi pour cette facture et que la facture n'a pas été communiquée par email au client. Dans le cas contraire, il est impossible de supprimer la facture.

💾 Cas de la facture Proforma

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Deux boutons d'actions supplémentaires sont présents lorsqu'il s'agit d'une facture Proforma

	En cas de modification de la prestation, ce bouton vous permet d'actualiser le PDF de la facture
	Ce bouton vous permet de transformer la facture en facture de solde pour qu'elle intègre votre comptabilité

Supprimer la facture

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Lorsque les conditions de suppression de la facture sont remplies (voir plus haut), un clic sur le bouton Supprimer la facture a pour effet d'afficher une fenêtre modale de confirmation. Cela vous évite de supprimer de manière intempestive une facture.

Annuler une facture

Les prestations présentent sur la facture ne correspondent plus aux prestations dues par le client, il est nécessaire d'annuler la facture.

En cliquant sur annuler la facture :

Un écran transitoire s'ouvre, vous permettant de saisir une mention libre sur la facture d'avoir, par exemple la raison de l'avoir, ses conditions d'utilisation.

Pour générer la facture d'avoir, cliquer sur valider en bas de l'écran :

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Une facture d'avoir est alors générée, il s'agit d'une pièce comptable qui annule la facture de vente.

Par la suite vous pouvez soit :

• Rembourser totalement ou partiellement le client en décaissant du montant remboursé de la facture d'avoir en sélectionnant le moyen de paiement utilisé pour le remboursement.

• Utiliser le crédit client sur une autre facture → Ne pas décaisser la facture d'avoir, réaliser une nouvelle facture, puis utiliser l'avoir disponible.

• Ne rien faire, garder la facture d'avoir avec un reste à payer négatif, vous conservez cette somme sur le compte du client pour une future prestation.

La facture d'avoir n'annule pas les encaissements enregistrés sur la facture initiale.

Si vous réalisez une nouvelle facture, il ne faut pas encaisser de nouveau avec le moyen de paiement d'origine ; sinon, il sera enregistré en double.

Le moyen de paiement avoir, vous sera proposé sur la nouvelle facture, c'est un virement interne. On affecte la somme disponible sur une nouvelle facture.

Le montant total des encaissements du moyen de paiement avoir doit être à 0€, le montant est en négatif sur la facture d'avoir et en positif sur la facture d'acompte et la facture de solde.

🎞️ Cinématique du logiciel

Lorsque vous cliquez sur Encaisser, le logiciel procède au traitement de l'encaissement :

• Enregistrement du paiement sur la facture,

• Ajout d'un enregistrement dans l'historique des actions du séjour,

• Alimentation du journal comptable de caisse,

• Mise à jour de la situation caisse,

• Mise à jour du PDF de la facture.

📄 Lien avec les documents

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L'écran facture vous permet d'envoyer des informations à vos clients. Les documents concernés sont tous paramétrables depuis l'écran Paramètres > Documents.

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Voici la correspondance entre les types de documents et les actions.

En cliquant sur

Vous pouvez envoyer un e-mail au client pour la facture VACAF, un e-mail de relance ou le reçu du paiement.

Pour chacun un modèle d'e-mail est déjà créé.

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