Ecran Contrat : Créer et gérer un contrat
Objectif de l’écran
HippoCamp propose un gestionnaire de contrats. Vous allez apprendre dans cette documentation à vous servir de ce dernier. Emission, réédition, relance, expiration, acceptation, envoi du contrat n’auront plus de secret pour vous.
Editer un Contrat
L’édition d’un contrat est très facile. Il existe néanmoins des prérequis tels que la définition d’un modèle de contrat accessible depuis l’écran Paramètres > Documents.
Depuis la fiche séjour, au niveau de l’emplacement, un bouton « Editer un contrat » est affiché. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre modale s’affiche. Vous choisissez le type de contrat à éditer.
Le bouton permettant de créer un contrat
Modale de sélection du type de contrat à créer
Une fois le bouton bleu « Editer le contrat » cliqué, HippoCamp vous amène à la page de gestion du contrat.
Note : Le nombre de modèles de contrats n’est pas limité. Vous créez autant de modèles que souhaité dans Paramètres > Documents.
Accéder à l’écran Contrat
L’écran contrat est accessible depuis plusieurs endroits dans le logiciel.
Création du contrat depuis la fiche séjour
Dès la création du contrat (voir paragraphe précédent), vous arrivez sur la fiche de gestion du contrat.
Accès à un contrat existant depuis la fiche séjour
Lorsqu’un contrat est édité, vous y accédez depuis la section Emplacements ou depuis la section Documents de la fiche séjour
Accès au contrat depuis la section Documents > Contrats & Devis
Accès à un contrat existant depuis l’écran des contrats
Depuis l’écran Vente>Contrats, vous accédez également au contrat souhaité grâce aux fonctionnalités de recherche et de filtres proposés dans l’écran
Accès à un contrat existant depuis l’écran Tableau de bord
L’écran Tableau de bord affiche différents widgets dont un widget affichant les 5 derniers contrats édités. Vous accédez au contrat souhaité en cliquant sur sa référence.
Présentation de l’écran d’un Contrat
Cet écran est organisé en cinq zones distinctes :
Barre de boutons : actions globales sur le contrat
Pastilles d’état : indication des états du contrat
Affichage du contrat : le contenu du contrat
Actions sur le cycle de vie du contrat : changer les états du contrat
Historique des actions sur le contrat : les opérations effectuées sur le contrat
Organisation de l’écran contrat
Actions globales sur le contrat
Imprimer le contrat
Le bouton imprimer déclenche un pop-up. Il suffit de cliquer sur le bouton imprimer avec l’imprimante par défaut.
Personnaliser le contrat
Le bouton Personnaliser affiche un nouvel écran et permet de modifier le contrat comme il vous convient. Il suffit de cliquer sur les boutons enregistrer ou enregistrer fermer pour retourner au contrat.
Attention : si vous cliquez par la suite sur le bouton Réinitialiser le PDF, le contrat est mis à jour en fonction de la composition du séjour à l’instant T. Les modifications que vous auriez pu apporter par le biais de la personnalisation du contrat seront écrasées.
Télécharger le contrat
Le bouton télécharger le contrat déclenche le Téléchargement du document au format PDF dans votre répertoire des téléchargements.
Réinitialiser le PDF
Le bouton Réinitialiser PDF est utilisé quand il y a eu modification et personnalisation du contrat. Après la modification du contrat, il suffit d’appuyer sur le bouton Réinitialiser le PDF. Ainsi le contrat est remis à jour.
Retour au séjour
Le bouton Retour au Séjour permet de revenir au séjour.
Supprimer le contrat
Le bouton Supprimer affiche un pop-up. Il vous demande si vous êtes sûr de vouloir supprimer le contrat. Il vous suffit de cliquer sur le bouton valider
Changer les états du contrat
Un contrat possède plusieurs états. Un état concernant l’acceptation du contrat (en attente, validé, expiré). Un état concernant l’envoi du contrat (envoyé ou non), Un état concernant la relance du contrat (relancé ou non) et un état concernant l’expiration du contrat (expiré ou non).
Le bouton affiche un pop-up permettant de changer l’état du contrat à En attente, Accepté, Expiré.
Attention : lorsque vous passez le contrat à « Expiré », le logiciel annule le séjour concerné et libère le ou les emplacements. Ces emplacements redeviennent donc disponibles à la vente.
Lors de l’acceptation du contrat, si le séjour est de type « Option », le logiciel transforme le séjour en réservation ferme.
Envoyer le contrat par courrier ou email
Le bouton affiche un pop-up permettant d’envoyer le contrat par email ou simplement d’en changer l’état Envoyé si le contrat part par voie postale.
Note : l’adresse e-mail du client doit être renseignée pour pouvoir expédier le contrat par email.
Lorsque l’adresse email est renseignée, le pop-up suivant est affiché. Vous choisissez le modèle d’email à envoyer (paramétré dans Paramètres > Documents, document de type email_contrat.tmpl)
Note : Le corps de l’email est paramétrable, et les tags sont automatiquement remplacés par le logiciel lors de l’envoi par le serveur.
Contrat envoyé
Valider le contrat depuis l’espace client
Votre client va recevoir son devis par mail.
Le PDF du devis sera en pièce jointe.
Et dans le modèle de base du mail, un lien permet au client d’accéder à on devis sur son espace client.
→ Espace client
Le contrat est signé depuis votre espace client, la réservation est acceptée.
Si le séjour était en statut Option, il va passer automatiquement en statut Réservation.
Note : Vous pouvez choisir d’autoriser la signature du contrat sans paiement en ligne ou alors obliger le paiement en ligne pour signer numériquement le contrat. Ce paramétrage se défini dans l'écran Paramètres > Préférences : Passerelle de Paiement
→ Notification contrat
le contrat est signé par votre client, vous avez reçu une notification “ contrat accepté”
Relance et expiration du contrat automatiquement
Depuis l'écran Paramètres > préférences vous avez la possibilité de relancer et/ou supprimer les contrat
→ Relance contrat
Si le contrat est toujours en attente, la relance est paramétrable pour être envoyée X jours après la création du devis.
→ Expiration contrat
Note : Si le contrat n'a pas été accepté et que son expiration est terminée, le séjour sera automatiquement annulé. Vous pourrez retrouver le séjour annulé depuis l'écran compta > recherche d’action.
→ Relancer le contrat manuellement
Le bouton « Relancer le contrat » affiche un pop-up permettant de relancer le contrat. Il vous suffit d’appuyer sur le bouton valider pour confirmer la relance.
De la même manière que pour l’envoi par email, vous avez le choix du modèle et le corps du message est toujours paramétrable.
Note : si le séjour est déjà passé, le logiciel vous l’indique par le biais d’un message sur fond rouge, de manière à éviter les relances inopportunes.
Retracer les actions effectuées sur le contrat
HippoCamp vous affiche l’historique des actions effectuées sur le contrat, ce qui vous permet de faire
facilement le point concernant un dossier donné. Les actions consignées sont date et heure d’édition du
contrat, changement de statut, envoi du contrat, relance et expiration du contrat
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