Ecran Contrat : Créer et gérer un contrat

Objectif de l’écran

HippoCamp propose un gestionnaire de contrats. Vous allez apprendre dans cette documentation à vous servir de ce dernier. Emission, réédition, relance, expiration, acceptation, envoi du contrat n’auront plus de secret pour vous.

Editer un Contrat

L’édition d’un contrat est très facile. Il existe néanmoins des prérequis tels que la définition d’un modèle de contrat accessible depuis l’écran Paramètres > Documents.

Depuis la fiche séjour, au niveau de l’emplacement, un bouton « Editer un contrat » est affiché. En cliquant sur ce bouton, une fenêtre modale s’affiche. Vous choisissez le type de contrat à éditer. 

^{Le bouton permettant de créer un contrat}

^{Modale de sélection du type de contrat à créer}

Une fois le bouton bleu « Editer le contrat » cliqué, HippoCamp vous amène à la page de gestion du contrat.

Accéder à l’écran Contrat

L’écran contrat est accessible depuis plusieurs endroits dans le logiciel.

• Création du contrat depuis la fiche séjour

Dès la création du contrat (voir paragraphe précédent), vous arrivez sur la fiche de gestion du contrat.

• Accès à un contrat existant depuis la fiche séjour

Lorsqu’un contrat est édité, vous y accédez depuis la section Emplacements ou depuis la section Documents de la fiche séjour

^{Accès au contrat depuis la section Documents > Contrats & Devis}

• Accès à un contrat existant depuis l’écran des contrats

Depuis l’écran Vente>Contrats, vous accédez également au contrat souhaité grâce aux fonctionnalités de recherche et de filtres proposés dans l’écran

• Accès à un contrat existant depuis l’écran Tableau de bord

L’écran Tableau de bord affiche différents widgets dont un widget affichant les 5 derniers contrats édités. Vous accédez au contrat souhaité en cliquant sur sa référence.

Présentation de l’écran d’un Contrat

Cet écran est organisé en cinq zones distinctes :

• Barre de boutons : actions globales sur le contrat

• Pastilles d’état : indication des états du contrat

• Affichage du contrat : le contenu du contrat

• Actions sur le cycle de vie du contrat : changer les états du contrat

• Historique des actions sur le contrat : les opérations effectuées sur le contrat

Organisation de l’écran contrat

Actions globales sur le contrat

Imprimer le contrat

Le bouton imprimer déclenche un pop-up. Il suffit de cliquer sur le bouton imprimer avec l’imprimante par défaut.

Personnaliser le contrat

Le bouton Personnaliser affiche un nouvel écran et permet de modifier le contrat comme il vous convient. Il suffit de cliquer sur les boutons enregistrer ou enregistrer fermer pour retourner au contrat.

Télécharger le contrat

Le bouton télécharger le contrat déclenche le Téléchargement du document au format PDF dans votre répertoire des téléchargements.

Réinitialiser le PDF

Le bouton Réinitialiser PDF est utilisé quand il y a eu modification et personnalisation du contrat. Après la modification du contrat, il suffit d’appuyer sur le bouton Réinitialiser le PDF. Ainsi le contrat est remis à jour.

Retour au séjour

Le bouton Retour au Séjour permet de revenir au séjour.

Supprimer le contrat

Le bouton Supprimer affiche un pop-up. Il vous demande si vous êtes sûr de vouloir supprimer le contrat. Il vous suffit de cliquer sur le bouton valider

Changer les états du contrat

Un contrat possède plusieurs états. Un état concernant l’acceptation du contrat (en attente, validé, expiré). Un état concernant l’envoi du contrat (envoyé ou non), Un état concernant la relance du contrat (relancé ou non) et un état concernant l’expiration du contrat (expiré ou non).

Le bouton affiche un pop-up permettant de changer l’état du contrat à En attente, Accepté, Expiré.

Envoyer le contrat par courrier ou email

Le bouton affiche un pop-up permettant d’envoyer le contrat par email ou simplement d’en changer l’état Envoyé si le contrat part par voie postale.

Lorsque l’adresse email est renseignée, le pop-up suivant est affiché. Vous choisissez le modèle d’email à envoyer (paramétré dans Paramètres > Documents, document de type email_contrat.tmpl)

• Contrat envoyé

Valider le contrat depuis l’espace client

Votre client va recevoir son devis par mail.

Le PDF du devis sera en pièce jointe.

Et dans le modèle de base du mail, un lien permet au client d’accéder à on devis sur son espace client.

→ Espace client

Le contrat est signé depuis votre espace client, la réservation est acceptée.

Si le séjour était en statut Option, il va passer automatiquement en statut Réservation.

→ Notification contrat

le contrat est signé par votre client, vous avez reçu une notification “ contrat accepté”

Relance et expiration du contrat automatiquement

Depuis l'écran Paramètres > préférences vous avez la possibilité de relancer et/ou supprimer les contrat

→ Relance contrat

Si le contrat est toujours en attente, la relance est paramétrable pour être envoyée X jours après la création du devis.

→ Expiration contrat

→ Relancer le contrat manuellement

Le bouton « Relancer le contrat » affiche un pop-up permettant de relancer le contrat. Il vous suffit d’appuyer sur le bouton valider pour confirmer la relance. 

De la même manière que pour l’envoi par email, vous avez le choix du modèle et le corps du message est toujours paramétrable.

Retracer les actions effectuées sur le contrat

HippoCamp vous affiche l’historique des actions effectuées sur le contrat, ce qui vous permet de faire

facilement le point concernant un dossier donné. Les actions consignées sont date et heure d’édition du

contrat, changement de statut, envoi du contrat, relance et expiration du contrat