Ecran Gestion des Contrats
Présentation de l’écran Vente > Contrats
Dans cet écran, vous gérez les contrats que vous avez édités.
Les contrats ont différents statuts : en attente, acceptés ou expirés.
Vous les relancez comme bon vous semble et faites le point rapidement grâce au moteur de recherche intégré.
Structure de l’écran
Capture d’écran de gestion des contrats
L’écran de gestion des contrats est scindé en deux parties :
Partie critères de recherche et filtres,
Partie affichage des contrats.
Critères de recherche des contrats
Note : tous les filtres de recherche sont cumulatifs, c’est-à-dire que vous cumulez les critères de recherche. Exemple : « je recherche les contrats de type résidentiels édités en août de cette année, expiré, relancé, non envoyé et accepté »
→ Rechercher un contrat par sa référence ou son numéro
Vous retrouvez facilement un contrat grâce au champ de recherche multicritères affiché sur la première ligne. Ce champ porte les indications « Réf Contrat / Séjour… ». Vous entrez un numéro de contrat et lancez la recherche en cliquant sur le bouton « Rechercher ».
→ Rechercher un contrat par sa date d’édition
Par défaut, la période de recherche concerne les 365 derniers jours. Vous modifiez facilement la période de recherche à l’aide des champs préfixés par « Du » et « Au ».
→ Rechercher un contrat par son type
Vous créez autant de types de contrats que vous le souhaitez dans l’écran Paramètres > Documents. Ces différents contrats sont repris dans la liste déroulante intitulée « - Type de contrat– ». Affichage des résultats de la recherche
→ Rechercher un contrat par statut envoyé, relancé ou expiré
Chaque contrat possède son cycle de vie. Les statuts vous renseignent sur l’état du contrat : envoyé, relancé, expiré.
Le menu déroulant intitulé « Envoyé » vous permet de n’afficher que les contrats envoyés ou non envoyés aux clients.
Le menu déroulant intitulé « Relancé » vous permet de n’afficher que les contrats non relancés ou relancés.
Le menu déroulant intitulé « Expiré » vous permet de n’afficher que les contrats expirés ou non expirés.
Remarque : HippoCamp comporte un module de relance et d’expiration automatique des contrats. Le mode de fonctionnement est défini dans l’écran Paramètres > Préférences.
Vous avez la possibilité d’activer/désactiver la fonctionnalité de relance automatique et d’expiration automatique. Les critères pris en compte sont le nombre de jours écoulés depuis la date de création du contrat (pour la relance) et le nombre de jours écoulés depuis la relance (pour l’expiration)
Les emails de relance et d’expiration des contrats définis dans Paramètres > Documents sont utilisés pour contacter vos clients avec adresse email renseignée.
A noter : l’expiration du contrat a pour conséquence d’annuler le séjour et donc de libérer le ou les emplacements associés au séjour. Il est donc important que vous compreniez bien le mode de fonctionnement de cette fonctionnalité puissante.
Une fois la recherche effectuée, les résultats sont affichés dans un tableau.
Les informations affichées sont :
Numéro de contrat : le numéro cliquable du contrat,
Client : les nom et prénom du client,
Statut : le statut du contrat (envoyé ou pas envoyé),
Envoyé : Si le contrat est envoyé ou non,
Relancé : Si le contrat est relancé ou non,
Expiration notifiée : Si l’expiration est notifiée ou non,
N° rés : la référence cliquable du séjour associé au contrat,
Montant TTC : Affiche le montant TTC, le taux de facturation et le taux d’encaissement du séjour,
Date de création : la date d’édition du contrat,
Aperçu : permet la génération d’un aperçu du contrat sans formatage particulier,
Gérer : bouton de visualisation ou de suppression du contrat et télécharger le contrat.
Remarque : si l’adresse email du client est connue, une icône en forme d’enveloppe est affichée dans la colonne client. Vous pouvez alors envoyer le contrat au client en un clic.
Remarque : vous téléchargez le PDF du contrat en cliquant sur l’icône télécharger le contrat affichée dans la colonne “Gérer”.
Actions disponibles depuis l’écran Contrats
Les paragraphes qui suivent présentent ces fonctionnalités en détail.
Supprimer un ou plusieurs contrats
Vous supprimez facilement des contrats en cochant les cases à cocher des lignes concernées puis en cliquant sur le bouton Actions > Supprimer. Une fenêtre de confirmation s’affiche alors.
Imprimer un contrat
Vous lancez l’impression papier d’un contrat en particulier en cochant la case à cocher située sur la ligne du contrat puis en cliquant sur le bouton « Actions > Imprimer »
Obtenir l’aperçu d’un contrat
En cliquant sur le bouton « Aperçu », vous obtenez un aperçu du contenu du contrat. Vous quittez cet aperçu en cliquant sur la croix en haut à droite, sur le bouton Fermer ou n’importe où en dehors de la fenêtre d’aperçu.
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