Ecran Contrats

📚 Présentation de l’écran Vente > Contrats

Dans cet écran, vous gérez les contrats que vous avez édités. Les contrats ont différents statuts : en attente, acceptés ou expirés.

Vous les relancez comme bon vous semble et faites le point rapidement grâce au moteur de recherche intégré.

📂 Structure de l’écran

L’écran de gestion des contrats est scindé en deux parties :

• Partie critères de recherche et filtres

• Partie affichage des contrats

🔍 Critères de recherche des contrats

Rechercher un contrat par sa date d’édition

Par défaut, la période de recherche concerne les 365 derniers jours. Vous modifiez facilement la période de recherche à l’aide des champs préfixés par « Du » et « Au ».

Rechercher un contrat par son type 

Vous créez autant de types de contrats que vous le souhaitez dans l’écran Paramètres > Documents. Ces différents contrats sont repris dans la liste déroulante intitulée « - Type de contrat– ». Affichage des résultats de la recherche 

Rechercher un contrat par statut de facturation

Chaque contrat possède son cycle de vie. Les statuts vous renseignent sur l’état du contrat : envoyé, relancé, expiré :

• Le statut « En attente » : vous permet de n’afficher que les contrats en attente de validation.

• Le statut « Accepté » : vous permet de n’afficher que les contrats acceptés.

• Le statut « Refusé» : vous permet de n’afficher que les contrats refusés.

Rechercher un contrat par sa référence ou son numéro

Vous retrouvez facilement un contrat grâce au champ de recherche multicritères affiché sur la première ligne. Ce champ porte les indications « Rechercher par référence ». Vous entrez un numéro de contrat et lancez la recherche en cliquant sur le bouton “Entrée” de votre PC.

Rechercher un contrat par le nom du client

Vous pourrez aussi trouver un contrat grâce au champ de recherche. Entrez au minimum 3 lettres pour commencer une recherche de client et lancez la recherche en cliquant sur le bouton “Entrée” de votre PC.

Rechercher un contrat par statut envoyé, relancé ou expiré

Chaque contrat possède son cycle de vie. Les statuts vous renseignent sur l’état du contrat : envoyé, relancé, expiré.

• Le statut « Envoyé » : vous permet de n’afficher que les contrats envoyés ou non envoyés aux clients.

• Le statut « Relancé » : vous permet de n’afficher que les contrats non relancés ou relancés.

• Le statut « Expiré » :vous permet de n’afficher que les contrats expirés ou non expirés.

Les emails de relance et d’expiration des contrats définis dans Paramètres > Documents sont utilisés pour contacter vos clients avec adresse email renseignée.

🟰 Résultats de recherche

Une fois la recherche effectuée, les résultats sont affichés dans un tableau.

Colonne N° de contrat

• N° de l’emplacement : le numéro de l’unité (locatif/emplacement) concerné

• Client : le nom et prénom du client

• Date de création : la date d’édition du contrat

• N° de téléphone : numéro de téléphone du client si il a été renseigné

• Pays : drapeau du pays du client

• Avion en papier : un e-mail a été renseigné

• Téléphone : un numéro de téléphone est enregistré

• Statut d’envoi : statut d’envoie du contrat

• Statut de relance : statut de relance du contrat

• Expiration : si l’expiration est notifiée ou non au client

Colonne Statut

• Statut : statut de validation du contrat (Accepté / En attente / Expiré)

Colonne N° de Rés, Date de début / Date de fin

• Numéro de réservation : la référence cliquable du séjour associé au contrat

• Statut de création : état de la création du contrat

• Date de début / Date de fin : date de début et de fin du séjour

• Nombre de nuits : nombre de nuits totales du séjour

Colonne Montant TTC

• Montant total : montant total du contrat

• 1ère ligne : montant facturé du contrat

• 2ème ligne : montant payé du contrat

• Restant dû : restant du par le client

Colonne Gérer

Il vous suffit de passer la souris sur cette colonne pour faire apparaître trois petits points vous permettant d’effectuer les actions suivantes :

1- Obtenir l’aperçu d’un contrat

En cliquant sur le bouton « Aperçu » sur les 3 points, vous obtenez un aperçu du contenu du contrat. Vous quittez cet aperçu en cliquant sur la croix en haut à droite, sur le bouton Fermer ou n’importe où en dehors de la fenêtre d’aperçu.

2 - Envoyer un email

Si vous avez renseigner l’adresse mail de votre client, vous pouvez lui transmettre le contrat par email.

3 - Télécharger le contrat

Vous pouvez télécharger le contrat de vos clients au format PDF. Une fois le document téléchargé, vous avez également la possibilité de l’imprimer.

4 -Supprimer un ou plusieurs contrats

Vous pouvez supprimer facilement le contrat en cliquant sur supprimer, une fenêtre de confirmation s’affiche alors.

Le bouton « Action » vous permet également d’envoyer ou de relancer plusieurs clients simultanément, en un seul clic.