Ecran Situation Caisse
Présentation de l’écran Situation Caisse Camping
HippoCamp trace toutes les entrées sorties des règlements dans cet écran.
Cet écran vous permet de justifier les recettes et dépenses de caisse, d’effectuer des remises en banque, des dépôts de chèques et de contrôler votre caisse. Dans cette documentation, vous allez apprendre à maîtriser cet écran qui fait partie des écrans importants du logiciel.
A savoir : depuis le 1er janvier 2018, la loi de finance vous oblige à clôturer quotidiennement votre caisse. Le logiciel le fait automatiquement pour vous en cas d’oubli. La gestion de votre caisse est cruciale, car elle donne une valeur probante à votre comptabilité. Une mauvaise gestion de votre caisse peut invalider votre comptabilité en cas de contrôle.
Structure de l’écran
L’écran Situation Caisse est composé de plusieurs zones. La première est la situation caisse, qui vous montre un tableau de bord des recettes/dépenses par moyen de paiement.
Situation de votre caisse au jour J
La seconde zone est le gestionnaire de remises de chèques.
Gestionnaire de remise de chèques
La dernière zone est le détail des mouvements caisse par mode de règlement.
Détail des mouvements caisse
Dans chaque onglet, la liste des mouvements caisse sont affichés par mode de règlement.
Situation Caisse
Le tableau présente pour chaque mode de règlement une synthèse des différents montants en caisse.
Tableau de bord de la situation caisse
Présentation du tableau
Pour chaque mode de règlement, les informations suivantes sont affichées :
Date clôture : la date du dernier contrôle de caisse
Montant initial : le montant initial à l’ouverture de la caisse
Ajout Fonds de caisse: le montant des éventuels dépôts (ajout d’un rouleau de pièce, d’un fonds de caisse) saisi depuis la dernière clôture
Recettes : le montant des encaissements saisis depuis la dernière clôture
Dépenses : le montant des éventuelles dépenses de caisse saisies depuis la dernière clôture
Remises en banque : le montant des éventuelles remises en banque saisies depuis la dernière clôture
Montant encours : le montant théorique qui devrait être dans votre caisse
Notion de clôture de caisse
La notion de clôture de caisse doit être comprise avant de poursuivre la lecture de cette documentation.
A chaque fin de journée, vous devez contrôler les montants en caisse afin de détecter les potentiels oublis d’enregistrement d’un paiement ou d’identifier un trou ou un surplus dans la caisse.
Une fois la caisse clôturée, les montants en encours deviennent les montants initiaux et ainsi de suite. Le processus de clôture de caisse est documenté un peu plus bas.
Ajouter un fonds de caisse
Lorsque vous ajoutez des espèces dans votre caisse, vous cliquez sur le bouton intitulé « Fonds de caisse ». Une fenêtre apparaît alors, vous entrez le montant que vous ajoutez à votre caisse :
Formulaire d’ajout de fonds de caisse
Vous pouvez saisir le montant d’espèces que vous ajoutez et choisir le code comptable qui correspond à cet ajout d’espèces.
Une fois l’opération effectuée, la colonne « Ajout Fonds de caisse » est créditée du montant de l’ajout en caisse. Il en va de même pour la colonne « Montant encours ».
Prélever des espèces
Lorsque vous prélevez des espèces pour effectuer une dépense, vous cliquez sur le bouton intitulé « Dépense de caisse ». Une fenêtre s’ouvre alors et vous renseignez le montant que vous prélevez de la caisse et la raison, par exemple « Achat de timbres » ainsi que le code comptable correspondant.
Formulaire de dépense de caisse
Attention, cette fonctionnalité ne doit pas être utilisée pour effectuer une remise en banque !
Une fois l’opération effectuée, la colonne « Dépenses » est créditée du montant du prélèvement alors que la colonne « Montant encours » s’en trouve diminuée du même montant.
Déposer des espèces en banque
Lorsque vous déposez des espèces en banque, vous cliquez sur le bouton intitulé « Remettre Espèces en Banque ». Une fenêtre s’ouvre alors et vous entrez le montant de la remise en banque.
Formulaire de remise d’espèces en banque
Une fois l’opération effectuée, la colonne « Remises en banque » est créditée du montant de la remise, tandis que la colonne « Montant en cours » est minorée du montant de la remise.
Clôturer la caisse
En fin de journée, une bonne pratique consiste à contrôler sa caisse. Les buts sont multiples : en cas d’écart, vous pouvez en identifier la cause. Les causes d’écart sont :
En cas de montant réel > montant théorique : trop perçu de monnaie, erreur sur un montant d’encaissement.
En cas de montant réel < montant théorique : erreur de rendu monnaie, vol ou oubli d’enregistrement d’un règlement, erreur de moyen de paiement.
Deux possibilités s’offrent alors à vous :
Vous avez identifié la cause de la différence et l’avez corrigée : les montants réels et théoriques sont devenus les mêmes.
Vous n’avez pas pu corriger la différence : vous passez en perte et profits la différence entre le montant réellement encaissé et le montant théorique.
Remarque importante : avant de clôturer votre caisse, saisissez vos remises d’espèces en banque ainsi que vos remises de chèques. La gestion des remises de chèque est documentée plus bas dans ce document.
Pour clôturer votre caisse, vous cliquez sur le bouton intitulé « Clôturer Caisse », la fenêtre suivante s’affiche :
Formulaire de contrôle de caisse avant clôture
Le logiciel affiche globalement deux colonnes. Dans la colonne de gauche, le nombre de billets attendus, dans celle de droite le nombre de pièces de monnaie attendues.
Vous procédez au comptage de vos espèces et renseignez les quantités. Le logiciel va alors compter le total réel de votre caisse et le confronter au montant théorique.
Vous procédez ensuite de la même manière et comptez le montant des chèques en caisse.
En cas d’écart que vous ne pouvez résoudre, le logiciel va alimenter vos journaux comptables de caisse avec les comptes de pertes et profits et tracer les potentiels écarts.
Une fois la saisie validée, la date de clôture est modifiée et les montants initiaux de votre caisse sont mis à jour. Le contrôle de caisse est alors archivé dans l’écran Compta > Clôtures caisse
Clôture automatique de la caisse
Si vous n’avez pas effectué la clôture quotidienne de votre caisse, le logiciel va le faire automatiquement pour vous dans la nuit. Cela dit, le logiciel ne pouvant compter la réalité des valeurs dans votre caisse, le logiciel va se contenter de clôturer la caisse sans pour autant compter les éventuels écarts.
Cela a pour effet de reporter les écarts caisse aussi longtemps que vous n’avez pas clôturé votre caisse manuellement.
Dans l’idéal, vous devez saisir vos remises d’espèces et de chèques lorsque vous les prélevez de votre caisse, au risque de mal gérer votre caisse.
Lorsqu’une clôture caisse est effectuée, qu’elle soit manuelle ou automatique, cela a pour conséquence de figer les règlements et de donner date certaine aux opérations constatées dans le logiciel. Autrement dit, une fois la caisse clôturée, vous ne pouvez plus enregistrer d’opérations de caisse de manière rétroactive.
Exemple concret : vous avez déposé des espèces et des chèques en banque hier sans pour autant les saisir dans le logiciel. Le lendemain, vous ne pouvez plus saisir ces remises à la date d’hier, mais à la date du jour.
Gestion des chèques à encaisser
Cette section vous affiche le détail des moyens de paiement de type chèques
Si vous avez plusieurs moyens de paiement de type chèques, vous aurez plusieurs onglets pour consulter et faire les remises de chaque moyen de paiement.
Les informations affichées sont :
Caisse : Caisse où a été enregistré le chèque
N° de facture : le numéro de la facture, cliquable, pointant vers la facture en question
Banque : La banque émettrice du chèque s’il elle a été saisie par vos soins
Nom : Le nom du client
Montant : le montant du chèque
Emetteur : Le nom du porteur du chèque s’il a été saisi par vos soins
Numéro : le numéro de chèque s’il a été saisi par vos soins
Date : la date de perception du chèque
A encaisser le : éventuelle date d’encaissement du chèque
Remettre les chèques en banque
Pour remettre des chèques en banque, vous cliquez sur la case à cocher du ou des chèques concernés, puis cliquez sur le bouton intitulé « Remettre en banque ». Une fenêtre récapitulative s’ouvre alors.
Vous saisissez éventuellement un commentaire et le numéro de remise (référence externe fournie par la banque), puis vous validez.
Les remises en banques sont consultables dans le menu Compta>Remises en banque.
A partir de cet écran, vous pouvez consulter le contenu d’une remise, faire une recherche par date, nom de client…
Section Mouvements Caisse
Cette section affiche le détail des mouvements caisse par modes de règlement.
Attention, seuls les règlements intervenus depuis la dernière clôture caisse sont affichés. L’historique de tous les règlements enregistrés par le logiciel sont disponibles dans l’écran Compta > Mouvements Caisse.
Le montant total par mode de règlement est affiché sur la dernière ligne.
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