Ecran Gestion des Devis

📚 Présentation de l’écran Vente > Devis

Dans cet écran, vous gérez les devis que vous avez édités. Les devis ont différents statuts : en attente, acceptés ou expirés. Vous les relancez comme bon vous semble et faites le point rapidement grâce au moteur de recherche intégré.

📚 Structure de l’écran

L’écran de gestion des devis est scindé en deux parties :

• Partie critères de recherche et filtres,

• Partie affichage des devis.

🔀 Critères de recherche des devis

Rechercher un contrat par sa date d’édition

Par défaut, la période de recherche concerne les 365 derniers jours. Vous modifiez facilement la période de recherche à l’aide des champs préfixés par « Du » et « Au ».

Rechercher un contrat par son type 

Vous créez autant de types de contrats que vous le souhaitez dans l’écran Paramètres > Documents. Ces différents contrats sont repris dans la liste déroulante intitulée « - Type de contrat– ». Affichage des résultats de la recherche 

Rechercher un contrat par statut de facturation

Chaque contrat possède son cycle de vie. Les statuts vous renseignent sur l’état du contrat : envoyé, relancé, expiré.

Le menu déroulant intitulé « En attente » vous permet de n’afficher que les contrats en attente de validation.

Le menu déroulant intitulé « Accepté » vous permet de n’afficher que les contrats acceptés.

Le menu déroulant intitulé « Refusé» vous permet de n’afficher que les contrats refusés.

Rechercher un contrat par sa référence ou son numéro

Vous retrouvez facilement un contrat grâce au champ de recherche multicritères affiché sur la première ligne. Ce champ porte les indications « Rechercher par référence ». Vous entrez un numéro de contrat et lancez la recherche en cliquant sur le bouton « Rechercher ».

Rechercher un contrat par le nom du client

Vous pourrez aussi trouver un contrat grâce au champ de recherche. Entrez au minimum 3 lettres pour commencer une recherche de client.

Rechercher un contrat par statut envoyé, relancé ou expiré

Chaque contrat possède son cycle de vie. Les statuts vous renseignent sur l’état du contrat : envoyé, relancé, expiré.

Le menu déroulant intitulé « Envoyé » vous permet de n’afficher que les contrats envoyés ou non envoyés aux clients.

Le menu déroulant intitulé « Relancé » vous permet de n’afficher que les contrats non relancés ou relancés.

Le menu déroulant intitulé « Expiré » vous permet de n’afficher que les contrats expirés ou non expirés.

Les emails de relance et d’expiration des devis définis dans Paramètres > Documents sont utilisés pour contacter vos clients avec adresse email renseignée.

👁️ Affichage des résultats

Une fois la recherche effectuée, les résultats sont affichés dans un tableau.

Colonne N° de devis

• Numéro de réservation : la référence cliquable du séjour associé au devis

• Client : le nom et prénom du client

• Date de création : la date d’édition du devis

• N° de téléphone : numéro de téléphone du client si il a été renseigné

• Pays : Drapeau du pays du client

• Avion en papier : Un e-mail a été renseigné

• Statut d’envoi : Statut d’envoie du devis

• Statut de relance : statut de relance du devis

• Expiration : Si l’expiration est notifiée ou non au client

Colonne Statut

• Statut : statut de validation du devis (Accepté / En attente / Expiré)

Colonne N° de Rés, Date de début / Date de fin

• Numéro de réservation : la référence cliquable du séjour associé au devis

• Client arrivé ou non : Indique le nombre de nuits avant l’arrivée du client

• Date de début / Date de fin : Date de début et de fin du séjour

• Nombre de nuits : Nombre de nuits totales du séjour

Colonne Gérer

• Aperçu : ouvre un pré visuel du devis

• Gérer : ouvre la page d'édition du devis

• Envoyer un email : envoi le devis par email

• Télécharger le devis : télécharge en PDF le devis

• Supprimer : supprime le devis

📚 Relancer et faire expirer automatiquement les devis

HippoCamp comporte un module de relance et d’expiration automatique des devis. Le mode de fonctionnement est défini dans l’écran Paramètres > Préférences. 

🖱️ Actions disponibles depuis l’écran Devis

Les paragraphes qui suivent présentent ces fonctionnalités en détail.

Supprimer un ou plusieurs devis

Vous supprimez facilement des devis en cochant les cases à cocher des lignes concernées puis en cliquant sur le bouton Actions > Supprimer. Une fenêtre de confirmation s’affiche alors.

Imprimer un devis

Vous lancez l’impression papier d’un devis en particulier en cochant la case à cocher située sur la ligne du devis puis en cliquant sur le bouton « Actions > Imprimer »

Obtenir l’aperçu d’un devis

En cliquant sur le bouton avec une icône en forme d’œil, vous obtenez un aperçu du contenu du devis. Vous quittez cet aperçu en cliquant sur la croix en haut à droite, sur le bouton Fermer ou n’importe où en dehors de la fenêtre d’aperçu.