Ecran Caisse Commerce

Présentation de l’écran Vente > Caisse

HippoCamp intègre un module qui vous permet de gérer différents commerces au sein du logiciel tel que : épicerie, restaurant, bar, point de vente…

Sous forme de caisse virtuelle, ce module est totalement personnalisable. Vous n’avez alors plus besoin de caisse enregistreuse physique puisque ce module est tout à fait en règle, conformément aux normes en vigueur.

Note : Le module de caisse s’active dans l'écran Compte > Mon Abonnement

Deux types caisses sont paramétrables, l’une de type Epicerie et l’autre de type Restaurant qui permet la gestion de table pendant le service. Le paramétrage se réalise dans le menu Paramètres > Caisses, les informations utiles pour le paramétrage sont disponibles sur les écrans concernés par le paramétrage de la caisse.

Dans cette documentation, les deux types de caisse sont expliqués.

Accéder à la caisse

• Depuis les raccourcis un bouton d’accès rapide est disponible : “ Nouvelle vente caisse “

• Depuis le menu : Vente > Caisse Epicerie / Restaurant

• Depuis le tableau de bords des Caisses

Pour ouvrir la caisse, il suffit de cliquer sur le bouton “ Démarrer la vente “

Caisse Epicerie : Structure et fonctionnement

La caisse de type Epicerie est composée de deux parties principale : la partie Vente et la partie Gestion.

Vendre sur la caisse Epicerie

Etape 1 : Ajouter les produits au ticket

Après avoir cliqué sur “ Démarrer la vente “, l'écran de la caisse s’ouvre afin de commencer la saisie des produits / services à vendre.

Cet écran est composé de quatre parties principales :

• Catégories : vous retrouvez l’ensemble des catégories qui ont été créé au préalable dans l’écran Paramètres >Catégories de produits

• Produits : une fois que vous avez cliqué sur une catégorie vous avez un certain nombre de produits qui apparaissent au centre de l’écran, paramétrés au préalable dans l’écran Paramètres > Produits

• Ticket : détail du ticket avant la validation

• Tickets en attente : Tickets qui sont en attente de règlement ou de validation.

Pour vendre des produits vous devez alors les sélectionner une catégorie, les produits s’ouvrent dans la partie centrale de l’écran.

Il suffit de cliquer sur chacun des produits et le ticket se remplit alors automatiquement sur la droite :

Utilisation d’une douchette scan :

Dans le paramétrage des produits, vous pouvez renseigner le champs code barre.

Pour utiliser la douchette, il suffit de cliquer sur l’icône du code barre pour commencer à scanner les produits pour les ajouter au ticket

Actions possibles sur les produits ajoutés au ticket :

• + / - : vous ajustez la quantité de produit vendue

• Corbeille : vous supprimez la ligne de produit vendu

En cliquant sur un produit, le pavé numérique s’ouvre :

• Clavier numérique :

Touche de 0 à 9 : le clavier est pratique pour modifier des lignes de ticket ou définir une quantité.

Il suffit de cliquer sur un produit, entrer au clavier le nombre correspondant à la quantité souhaitée et de cliquer sur le bouton d’action à appliquer.

	Cette touche permet de modifier la quantité de la ligne du ticket sélectionné
	Cette touche permet de modifier le prix de la ligne du ticket sélectionné
	Cette touche permet d’appliquer la valeur tapée en tant que remise en %
	Cette touche permet d’appliquer la valeur tapée en tant que  remise en €
	Cette touche permet d’offrir le produit, et de le passer à 0€
	Cette touche permet de mettre en perte un produit, cela vous permet de maintenir à jour le stock de vos produits
	Cette touche permet de fermer le pavé numérique

Etape 2 : Encaisser un ticket

Le Bouton encaissé se situe en dessous du récapitulatif du ticket :

Si le client paye en plusieurs modes de règlement

Vous pouvez alors saisir le montant réglé et sélectionner le mode de règlement 1 puis faire de même pour les montants suivants, comme ci-dessous :

Si le client paye en espèce

Si le client commande pour un montant de 6.5€ et qu’il n’a qu’un billet de 10€, il suffit d’entrer le montant de 10€. En effet HippoCamp vous propose les montant qui se rapprochent de la somme à régler.

HippoCamp calcule la somme à rendre.

Il ne reste plus qu’à cliquer sur + pour rendre la monnaie au client et de valider la vente.

Attention : Si vous ne saisissez pas le montant rendu, il y aura un trop perçu sur le ticket, et donc un trop perçu dans votre caisse Espèces.

Avant de valider le ticket, il faut que la montant reste à payer soit à 0€ :

Une fois que le ticket a été réglé vous pouvez alors envoyer le ticket au client par email en saisissant son adresse dans le champ adéquat ou directement l’imprimer avec ou sans le détail :

Sur la droite de l’écran vous avez le ticket qui apparait avec le détail de la vente, de la TVA, HT, Total, de la société, Siret.

A savoir que le ticket de caisse peut être envoyé au client par e-mail et également imprimé (l’imprimante ticket n’est à son tour pas obligatoire).

Mettre le ticket en compte client

Votre client a actuellement un séjour dans votre établissement, vous avez la possibilité d’encaisser à un autre moment votre client et de mettre son ticket sur son compte client.

En cliquant sur le bouton Encaisser, un des moyens de paiement proposé est “ Compte Client.

La liste des clients ayant actuellement un séjour s’affiche, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter pour associer le ticket au client.

Dans la fiche du client, un nouvel onglet est disponible quand un ticket est associé, l’onglet tickets vous permet de retrouver l’ensemble des tickets associés et pouvoir les encaisser depuis l'écran Solder le client :

Pour encaisser les tickets depuis l'écran Solder le client, il suffit de saisir les montants encaissés et le moyen de paiement et cliquer sur valider :

Mettre un ticket en attente

Vous avez saisi un ticket, mais l’encaissement n’est pas immédiat et la mise en compte client n’est pas utile, vous pouvez mettre en attente le ticket.

Le ticket sera en attente dans la partie de droite qui lui est dédiée.

Pour mettre un ticket en attente, il suffit de cliquer le bouton en attente :

Lorsqu’il sera le moment d’encaisser le ticket, il faudra cliquer le ticket en attente pour le rouvrir et procéder comme habituellement à l’encaissement.

A noter : il est indispensable de valider chacun des tickets afin qu’ils intègrent votre Chiffre d’Affaire.

Caisse Restaurant: Structure et fonctionnement

En mode Restaurant, le module de caisse permet la gestion de table pour vous faciliter le service, la saisie du nombre de couverts et le partage d’addition.

Vendre sur la caisse Restaurant

Avant de pouvoir utiliser la caisse en mode Restaurant, il est indispensable de réaliser son paramétrage.

Il est nécessaire de créer au minimum une salle de restaurant avec au moins une table dans l'écran Paramètres > Restaurant.

Déroulé d’une vente sur la caisse restaurant

1. Cliquer sur une table pour l’ouvrir :

   

2. Choisir le nombre de couverts :

   

3. La table est ouverte :

   

4. Saisir la commande en cliquant sur les différentes catégories :

   

5. Faire l’addition :

   

• Tout Prendre : la totalité de la commande sera sur le ticket

• Partager selon le nombre de couverts de la table

• Au réel : choisir les produits présents sur chaque produit :

6. Encaisser le ticket :

L’encaissement suit le même procédé que pour la caisse mode épicerie :

7. Valider les tickets :

8. Fermer la table :

   

Changements possibles en cours de service

• Changement de table de la commande

• Changement du nombre de couverts

Deux boutons vous permettent de changer ces modifications :

Ouvrir une nouvelle table et naviguer entre les tables durant le service

Le bouton Tables vous permets de revenir à l'écran principal pour ouvrir les tables et les commandes associées :

Un code couleur et des icones agrémentent cet écran pour vous permettre de connaitre le statut des tables

Table libre
Table occupée avec 3 couverts 38€ de commande
Table occupée Au moins un ticket est généré mais pas forcément encaissé Potentiellement sur la fin de repas

Contrôler et gérer sa caisse Epicerie / Restaurant

Pour accéder à l'écran du contrôle de la caisse, un bouton Actions est disponible sur la partie gauche de l'écran

X de caisse

Le X de caisse nous donne des détails sur les ventes depuis la dernière clôture.

Vous trouverez un résumé des ventes par catégorie, par vendeur  et par encaissement avoir une bonne visibilité de ce que vous devez retrouver physiquement dans votre caisse.

A noter : Si vous avez plusieurs caisses commerces, chaque écran Actions vous détaille les ventes et encaissements depuis la dernière clôture.

Actions disponibles

Vous pouvez réaliser plusieurs opérations sur cet écran :

• Ajouter un fond de caisse

• Saisir une dépense de caisse (exemple : vous avez payé un fournisseur en espèce)

• Remise en banque : saisir la remise en espèce effectuée à la banque

Clôture de caisse

Fiscalement vous avez l’obligation de clôturer votre caisse, le logiciel réalise cette opération automatiquement chaque jour à minuit si vous ne l’avez pas fait.

Le but est de vérifier les encaissements réaliser et les encours caisse. Il suffit de saisir les montants comptés dans chaque case :

A noter : si vous validez la clôture de caisse avec une différence, il y aura une écriture dans les journaux comptable associé à un compte comptable de charge.

Avant de valider une clôture avec une différence, il est important d’essayer de chercher la raison de cet écart et d’en faire la correction.

Valider uniquement une clôture avec une différence si vous n’avez pas réussi à trouver l’origine de l'écart.

Voir les tickets

Ce bouton est un raccourci pour accéder à l'écran Vente > Tickets de caisse

Chèques en caisse

Ce bouton vous permet d’accéder à la liste des chèques en caisse et en faire la remise en banque

Produits

Ce bouton vous permet d’accéder à l'écran Paramètres > Produits.

Cet écran vous permets de gérer les produits de vos caisses, à en créer de nouveaux et à gérer leur stock.

La documentation de cet écran est disponible en cliquant ici.

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