Ecran Caisse Commerce
📚 Présentation de l’écran : Vente > Caisse
HippoCamp intègre un module qui vous permet de gérer différents commerces au sein du logiciel tel que : épicerie, restaurant, bar, point de vente…
Sous forme de caisse virtuelle, ce module est totalement personnalisable. Vous n’avez alors plus besoin de caisse enregistreuse physique puisque ce module est tout à fait en règle, conformément aux normes en vigueur.
Note : Le module de caisse s’active dans l'écran Compte > Mon Compte
Deux types caisses sont paramétrables, l’une de type Epicerie et l’autre de type Restaurant qui permet la gestion de table pendant le service.
Le paramétrage se réalise dans le menu Action, accessible depuis l'écran de vente de la caisse.
Dans cette documentation, les deux types de caisse sont expliqués.
🧠Comment accéder à la caisse ?
Depuis les raccourcis un bouton d’accès rapide est disponible : “ Nouvelle vente caisse “
Depuis le menu : Vente > Caisse Epicerie / Restaurant
Depuis le tableau de bords des Caisses
Pour ouvrir la caisse, il suffit de cliquer sur le bouton “ Démarrer la vente “
đź›’ Caisse Epicerie : Structure et fonctionnement
La caisse de type Epicerie est composée de deux parties principale : la partie Vente et la partie Gestion.
🪙 Vendre sur la caisse Epicerie
➡️ Etape 1 : Ajouter les produits au ticket
Après avoir cliqué sur “ Démarrer la vente “, l'écran de la caisse s’ouvre afin de commencer la saisie des produits / services à vendre.
Cet écran est composé de quatre parties principales :
Catégories : vous retrouvez l’ensemble des catégories qui ont été créé au préalable dans l’écran Action > Paramètres : Catégories/Produits
Produits : une fois que vous avez cliqué sur une catégorie vous avez un certain nombre de produits qui apparaissent au centre de l’écran, paramétrés au préalable dans l’écran Action > Paramètres : Catégories/Produits
Ticket : détail du ticket avant la validation
Tickets en attente : Tickets qui sont en attente de règlement ou de validation.
Pour vendre des produits vous devez alors les sélectionner une catégorie, les produits s’ouvrent dans la partie centrale de l’écran.
Il suffit de cliquer sur chacun des produits et le ticket se remplit alors automatiquement sur la droite :
📹 En vidéo : Ajouter des produits à un ticket
Utilisation d’une douchette scan :
Dans le paramétrage des produits, vous pouvez renseigner le champs code barre.
Pour utiliser la douchette, il suffit de cliquer sur l’icône du code barre pour commencer à scanner les produits pour les ajouter au ticket
Actions possibles sur les produits ajoutés au ticket :
+ / - : vous ajustez la quantité de produit vendue
Corbeille : vous supprimez la ligne de produit vendu
En cliquant sur un produit, le pavé numérique s’ouvre :
Clavier numérique :
Touche de 0 à 9 : le clavier est pratique pour modifier des lignes de ticket ou définir une quantité.
Il suffit de cliquer sur un produit, entrer au clavier le nombre correspondant à la quantité souhaitée et de cliquer sur le bouton d’action à appliquer.
 | Cette touche permet de modifier la quantité de la ligne du ticket sélectionné |
 | Cette touche permet de modifier le prix de la ligne du ticket sélectionné |
 | Cette touche permet d’appliquer la valeur tapée en tant que remise en % |
 | Cette touche permet d’appliquer la valeur tapée en tant que remise en € |
 | Cette touche permet d’offrir le produit, et de le passer à 0€ |
 | Cette touche permet de mettre en perte un produit, cela vous permet de maintenir Ă jour le stock de vos produits |
 | Cette touche permet de retourner un produit pour effectuer un remboursement ou un Ă©change. |
 | Cette touche permet de fermer le pavé numérique |
➡️ Etape 2 : Encaisser un ticket
Le Bouton encaissé se situe en dessous du récapitulatif du ticket :
💵 Règlement avec plusieurs moyens de paiement
Vous pouvez alors saisir le montant réglé et sélectionner le mode de règlement 1 puis faire de même pour les montants suivants.
💵 Paiement en Espèces
Si le client commande pour un montant de 6.5€ et qu’il n’a qu’un billet de 10€, il suffit d’entrer le montant de 10€. Puis de cliquer sur Encaisser.
HippoCamp calcule la somme Ă rendre.
Deux choix sont proposés, celui de valider sans rendre la monnaie ou en rendant la monnaie.
Attention : Si vous ne rendez pas la monnaie, utilisez le moyen de paiement Profits, pour enregistrer en comptabilité le trop perçu.
Le bouton Valider la vente apparait uniquement lorsque le reste à payer est égal à 0€.
Une fois que le ticket a été réglé vous pouvez alors envoyer le ticket au client par email en saisissant son adresse dans le champ adéquat ou directement l’imprimer avec ou sans le détail :
Sur la droite de l’écran vous avez le ticket qui apparait avec le détail de la vente, de la TVA, HT, Total, de la société, Siret.
A savoir que le ticket de caisse peut être envoyé au client par e-mail et également imprimé.
👩‍🦱 Mettre le ticket en compte client
Votre client a actuellement un séjour dans votre établissement, vous avez la possibilité d’encaisser à un autre moment votre client et de mettre son ticket sur son compte client.
En cliquant sur le bouton Encaisser, un des moyens de paiement proposé est “Compte Client”.
La liste des clients ayant actuellement un séjour s’affiche, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter pour associer le ticket au client.
Dans la fiche du client, un nouvel onglet est disponible quand un ticket est associé, l’onglet tickets vous permet de retrouver l’ensemble des tickets associés et pouvoir les encaisser depuis l'écran Solder le client :
Pour encaisser les tickets depuis l'écran Solder le client, il suffit de saisir les montants encaissés et le moyen de paiement, choisir la caisse où l’encaissement sera enregistré et de cliquer sur valider :
⏱️ Mettre un ticket en attente
Vous avez saisi un ticket, mais l’encaissement n’est pas immédiat et la mise en compte client n’est pas utile, vous pouvez mettre en attente le ticket.
Le ticket sera en attente dans la partie de gauche qui lui est dédiée.
Pour mettre un ticket en attente, il suffit de cliquer le bouton “En attente” :
Lorsqu’il sera le moment d’encaisser le ticket, il faudra cliquer le ticket en attente pour le rouvrir et procéder comme habituellement à l’encaissement.
Astuce : Si vous souhaitez ajouter des produits sur un ticket en attente, il suffit de cliquer dessus pour l’ouvrir, ajouter les produits, puis recliquer sur En attente pour l’enregistrer en attente avec les nouveaux ajouts.
A noter : il est indispensable de valider chacun des tickets afin qu’ils intègrent votre Chiffre d’Affaire.
🍽️ Caisse Restaurant: Structure et fonctionnement
En mode Restaurant, le module de caisse permet la gestion de table pour vous faciliter le service, la saisie du nombre de couverts et le partage d’addition.
🪙 Vendre sur la caisse Restaurant
Avant de pouvoir utiliser la caisse en mode Restaurant, il est indispensable de réaliser son paramétrage.
Il est nécessaire de créer au minimum une salle de restaurant avec au moins une table dans l'écran Action > Paramètres : Salles / Tables. (Consulter la documentation concernant le paramétrage de la caisse)
➡️ Déroulé d’une vente sur la caisse restaurant
Cliquer sur une table pour l’ouvrir :
Choisir le nombre de couverts :
Vous pouvez Ă©galement donner un nom Ă la table (facultatif)
Saisir la commande en cliquant sur les différentes catégories :
Cliquer sur le produit pour accéder au pavé numérique :
| Cette touche permet de modifier la quantité de la ligne du ticket sélectionné |
| Cette touche permet de modifier le prix de la ligne du ticket sélectionné |
| Cette touche permet d’appliquer la valeur tapée en tant que remise en % |
| Cette touche permet d’appliquer la valeur tapée en tant que remise en € |
| Cette touche permet d’offrir le produit, et de le passer à 0€ |
| Cette touche permet de mettre en perte un produit, cela vous permet de maintenir Ă jour le stock de vos produits |
 | Cette touche permet d’ajouter une note sur un produit - une demande, une allergie du client par exemple |
| Cette touche permet de fermer le pavé numérique |
Faire l’addition :
Encaisser le ticket :
Plusieurs manières de saisir un montant à encaisser sont possibles :
→ Cliquer sur les produits dans la partie de gauche, lorsque les clients souhaitent payer les produits consommés par chacun. Puis choisir le moyen de paiement.
→ Saisir le pavé numérique pour saisir la somme réglée avant de choisir le moyen de paiement
→ Sélectionner le moyen de paiement en premier, la somme restant à payer sera saisie automatiquement
Puis cliquer sur encaisser.
Editer une note par client :
Fermer la table :
Changements possibles en cours de service
Changement de table de la commande
Changement du nombre de couverts
Deux boutons vous permettent de changer ces modifications :
Ouvrir une nouvelle table et naviguer entre les tables durant le service
Le bouton Tables vous permets de revenir à l'écran principal pour ouvrir les tables et les commandes associées :
Un code couleur et des icones agrémentent cet écran pour vous permettre de connaitre le statut des tables
Table libre |  |
Table occupée avec 3 couverts 38€ de commande |  |
Table occupée Au moins un ticket est généré mais pas forcément encaissé Potentiellement sur la fin de repas |  |
Contrôler et gérer sa caisse Epicerie / Restaurant
Pour accéder à l'écran du contrôle de la caisse, un bouton Actions est disponible sur la partie gauche de l'écran
X de caisse
Le X de caisse nous donne des détails sur les ventes depuis la dernière clôture.
Vous trouverez un résumé des ventes par catégorie, par vendeur et par encaissement avoir une bonne visibilité de ce que vous devez retrouver physiquement dans votre caisse.
A noter : Si vous avez plusieurs caisses commerces, chaque écran Actions vous détaille les ventes et encaissements depuis la dernière clôture.
Actions disponibles
Vous pouvez réaliser plusieurs opérations sur cet écran :
Ajouter un fond de caisse
Saisir une dépense de caisse (exemple : vous avez payé un fournisseur en espèce)
Remise en banque : saisir la remise en espèce effectuée à la banque
ClĂ´ture de caisse
Fiscalement vous avez l’obligation de clôturer votre caisse, le logiciel réalise cette opération automatiquement chaque jour à minuit si vous ne l’avez pas fait.
Le but est de vérifier les encaissements réaliser et les encours caisse. Il suffit de saisir les montants comptés dans chaque case :
A noter : si vous validez la clôture de caisse avec une différence, il y aura une écriture dans les journaux comptable associé à un compte comptable de charge.
Avant de valider une clôture avec une différence, il est important d’essayer de chercher la raison de cet écart et d’en faire la correction.
Valider uniquement une clôture avec une différence si vous n’avez pas réussi à trouver l’origine de l'écart.
Voir les tickets
Ce bouton est un raccourci pour accéder à l'écran Vente > Tickets de caisse
Chèques en caisse
Ce bouton vous permet d’accéder à la liste des chèques en caisse et en faire la remise en banque
Produits
Ce bouton vous permet d’accéder à l'écran Paramètres > Produits.
Cet écran vous permets de gérer les produits de vos caisses, à en créer de nouveaux et à gérer leur stock.
La documentation de cet Ă©cran est disponible en cliquant ici.
📹 Prise en main rapide en vidéo
Caisse type Ă©picerie
→ Paramétrer la caisse :
→ Faire une première vente :
→ Gestion de la caisse :
Caisse type restaurant :
→ Paramétrer la caisse
→ Faire une première vente
V4.0.19 – 25/10/2023 – Propriété exclusive de HippoCamp
Toute reproduction, totale ou partielle est soumise à autorisation écrite préalable.